Powoli zbliża się czas składania sprawozdań finansowych. Rok 2019 przynosi kolejne zmiany w przepisach związanych z ich przygotowaniem oraz składaniem, dlatego warto zapoznać się z aktualnymi regulacjami w tym zakresie. Zapoznanie się z nimi może ułatwić i często przyspieszyć całą procedurę.
Problemy ze sprawozdaniami finansowymi w roku 2018
Na wstępie warto przypomnieć, że w poprzednim roku panowało spore zamieszanie przy składaniu sprawozdań – problemy powstały 15 marca 2018 r., tj. po wejściu w życie przepisów uniemożliwiających składanie papierowych sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło wówczas platformę elektroniczną do darmowego przekazywania sprawozdań bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych (tzw. RDF). Zgłoszenia sprawozdania finansowego mogła dokonać osoba, której numer PESEL był ujawniony w rejestrze i która była wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentacji danego podmiotu (np. członek zarządu). Zgłoszenie takie musiało jednak zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Takie wymogi przewidywał art. 19e ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r., poz. 986 z późn. zm.).
Tutaj pojawiły się wspomniane problemy – pierwszy dotyczył sytuacji, w której osoba będąca członkiem organu uprawnionego do reprezentacji danego podmiotu nie posiadała numeru PESEL (np. gdy członkowie zarządu byli cudzoziemcami). W takim wypadku dokumenty wraz z wnioskiem o wpis odpowiednich wzmianek w rejestrze mógł złożyć profesjonalny pełnomocnik (radca prawny / adwokat) przez system S24. Wiązało się to jednak z koniecznością uiszczenia opłaty w wysokości 140,- PLN. Ponadto sprawozdanie przyjmował referendarz sądowy – nie trafiało ono zatem (jak w przypadku bezpłatnego systemu) bezpośrednio do RDF.
Drugi problem wiązał się natomiast bezpośrednio z faktem, iż ww. wniosek z załączonymi do niego dokumentami składał upoważniony profesjonalny pełnomocnik (radca prawny / adwokat). Niestety w wielu przypadkach takie wnioski były zwracane przez referendarzy z uzasadnieniem, iż zostały one złożone i podpisane przez nieuprawnione do tego osoby. Wniosek trzeba było zatem składać ponownie, często z dodatkowymi wyjaśnieniami dot. braku zmian w przepisach związanych z możliwością reprezentowania danego podmiotu przez profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego / adwokata).
Sposób składania sprawozdań finansowych za rok 2018 – płatne i bezpłatne
Istnieją 2 możliwości złożenia sprawozdania finansowego, przy czym każda z nich związana jest z platformą S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/). Z tej przyczyny każdy chcący złożyć sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrachunkowy zobowiązany jest do założenia tam konta. Rejestracja jest bardzo intuicyjna, jednak warto przygotować sobie zawczasu wszelkie potrzebne dane.
Sposób składania sprawozdania zależy od tego czy posiadamy numer PESEL oraz czy numer ten został ujawniony w rejestrze przedsiębiorców.
Sprawozdania bezpłatne
W przypadku posiadania numeru PESEL ujawnionego w rejestrze sprawozdanie może zostać złożone bezpłatnie. Takie sprawozdanie może złożyć co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL został ujawniony w rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu. Najczęściej są to członkowie zarządu, prokurenci, syndycy, zarządcy w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz likwidatorzy.
Składając bezpłatne sprawozdanie finansowe w systemie S24 dokonujemy jego zgłoszenia – złożone dokumenty automatycznie trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych, po ich uprzedniej weryfikacji przez system.
Sprawozdania płatne
W przypadku chęci złożenia sprawozdania finansowego przez osobę fizyczną nie posiadającą numeru PESEL ujawnionego w rejestrze (najczęściej są to obcokrajowcy zasiadający w zarządzie spółek, którzy nie wystąpili o nadanie numeru PESEL) konieczne będzie złożenie sprawozdania w formie odpłatnej. Koszt takiego złożenia to 140,- złotych.
Zmiany w przepisach – sprawozdania finansowe składane w roku 2019
Od 1 października 2018 r. przedsiębiorcy są zobowiązani do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej ustrukturyzowanej, tj. pliku XML. Pamiętać przy tym należy, że oprócz tego sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane podpisem kwalifikowanym lub za pomocą profilu zaufanego ePUAP przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w rejestrze przedsiębiorców KRS i która uprawniona jest do reprezentacji tego podmiotu.
Wprowadzone zmiany przepisów mają zlikwidować również wspomniane wcześniej problemy związane z opłatą oraz reprezentacją danego podmiotu przez profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego / adwokata). Pełnomocnik będzie mógł bowiem złożyć sprawozdanie finansowe za pośrednictwem bezpłatnego systemu. Wynika to z dodanego do art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ust. 3, który wejdzie w życie od 1 kwietnia 2019 r. Przepis ten umożliwi złożenie sprawozdania przez bezpłatny system adwokatom, radcom prawnym i prawnikom zagranicznym. Będą to jednak ci pełnomocnicy, których dane Krajowa Rada Radców Prawnych lub Naczelna Rada Adwokacka udostępniła sądom i ministrowi sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Warunkiem będzie ujawnienie w nim numeru PESEL i umocowanie pełnomocników do dokonania zgłoszenia.
Znowelizowany został również art. 19e ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zmiany w tym zakresie już weszły w życie. Zgodnie z tym przepisem zgłoszenia sprawozdania finansowego (oczywiście podpisanego kwalifikowanym podpisem albo profilem zaufanym ePUAP) może dokonać osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w KRS, a która wpisana została jako uprawniona do reprezentowania podmiotu. Oznacza to, że do bezpłatnego systemu sprawozdanie może złożyć zarówno członek zarządu, jak i przedstawiciel oddziału przedsiębiorcy zagranicznego. Zgłoszenia sprawozdania finansowego może dokonać również prokurent, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym, syndyk oraz likwidator.
Przypomnieć w tym miejscu należy, że nadal możliwe będzie składanie sprawozdania finansowego przez system S24. Wskazuje na to nowy art. 19e ust. 7a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, który utrwala dotychczasową praktykę zezwalającą na składanie dokumentów finansowych przez pełnomocników.
Złożenie sprawozdania finansowego – wymagane dokumenty
Sposób złożenia płatnych i bezpłatnych sprawozdań finansowych jest bardzo zbliżony do siebie. Sprawozdanie finansowe składa się co do zasady z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Oprócz ww. dokumentów sprawozdanie finansowe niektórych podmiotów może ponadto zawierać jeszcze:
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- zestawienie informacji dodatkowych,
- zestawienie zmian w aktywach netto,
- zestawienie lokat,
- rachunek przepływów pieniężnych.
Zaznaczyć w tym miejscu również należy, że nie ma obowiązku przygotowania w postaci elektronicznej takich dokumentów jak uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego czy uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty. Wskazane dokumenty mogą być dołączone do sprawozdań finansowych w postaci skanów dokumentów papierowych.
Nowe regulacje wydają się uporządkowywać i uściślać dotychczasowe przepisy. Za kilka miesięcy przekonamy się jaki jest efekt wprowadzonych zmian. Trzeba mieć jednak na uwadze, że nawet najlepiej przygotowane regulacje niewiele dają, gdy sam system informatyczny nie jest do końca sprawny i zawieszając się uniemożliwia złożenie sprawozdania.
W przypadku jakichkolwiek pytań w kwestiach związanych z przygotowaniem lub złożeniem w sądzie rejestrowym sprawozdań finansowych spółek zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.
