Zgromadzenie wspólników spółek on-line

Zmiany istotne dla spółek handlowych

Ogłoszona 31 marca 2020 r. nowelizacja specustawy w sprawie zwalczania koronawirusa SARS-CoV-2 (tzw. pakiet antykryzysowy) reguluje 2 bardzo istotne kwestie związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez spółki. Pierwsza z nich to umożliwienie odbywania zdalnych zgromadzeń przez wspólników oraz podejmowanie w takiej formie uchwał przez spółki. Druga natomiast to przesunięcie terminu na sporządzenie i złożenia sprawozdań finansowych spółek.

Pakiet antykryzysowy

Na tzw. pakiet antykryzysowy (inaczej tarcza antykryzysowa) składają się 3 ustawy, mianowicie:

1. ustawa o zmianie niektórych ustaw w zakresie systemu ochrony zdrowia związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. z 31 marca 2020 r., poz. 567).
2. ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (zwana specustawą antykryzysową, Dz. U. z 31 marca 2020 r., poz. 568);
3. ustawa o zmianie ustawy o systemie instytucji rozwoju (Dz. U. z 31 marca 2020 r., poz. 569).

Zgromadzenia wspólników on-line

Wspomniana wyżej nowelizacja ustawy dodała do obowiązującego kodeksu spółek handlowych nowy artykuł 234(1) który stanowi, że udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Wprowadzony i obowiązujący już przepis ma za zadanie w znaczący sposób ułatwić w dobie panującej pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 komunikację między osobami biorącymi udział w zgromadzeniu wspólników. Wskazuje na to wprost treść §2 ww. regulacji, która stanowi, że udział w zgromadzeniu obejmuje w szczególności dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku prowadzonych obrad, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników. Przepis wskazuje jednocześnie, że odbywanie zgromadzenia wspólników on-line odnosi się do wspólników działających osobiście oraz wspólników, którzy ustanowili w tym celu pełnomocnika.

Co ważne – uchwalony przepis stanowi, że zdalne zgromadzenie wspólników będzie rozwiązaniem domyślnym, którego wyłączenie wymaga zmiany umowy bądź statutu spółki. Oznacza to, iż spółki handlowe, których umowa lub statut nie zawierają żadnej regulacji odnoszącej się do możliwości odbywania zgromadzeń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej mogą swoje zgromadzenia również w takiej formie odbywać.

Należy jednak wspomnieć, że znowelizowane przepisy wprowadzają jednocześnie wymóg uchwalenia odpowiedniego regulaminu określającego m. in. sposób komunikacji wspólników (lub ich pełnomocników) i samego procesu głosowania. Regulamin nie może jednak określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Sam regulamin uchwalany jest przez radę nadzorczą spółki, a w przypadku jej braku przez wspólników spółki. Przyjęcie regulaminu uchwałą wspólników może nastąpić bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.

Na marginesie zaznaczyć należy, iż już przed uchwaleniem ww. nowelizacji na podstawie art. 227 §2 kodeksu spółek handlowych istniała możliwość przeprowadzenia przez wspólników spółki głosowania w formie elektronicznej (tzn. przy zachowaniu formy dokumentowej). Umożliwia to również art. 78(1) § 2 kodeksu cywilnego, czyli przepisy dot. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Znowelizowane przepisy specustawy nie określają sposobu odbywania zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że wspólnicy mogą odbyć posiedzenie i podjąć na nim stosowne uchwały w formie wideo- lub telekonferencji. W dobie dostępnych środków komunikacji jak WhatsApp lub Skype taka forma odbycia zgromadzenia nie powinna rodzić większych problemów. Należy jednak pamiętać o wykorzystywaniu bezpiecznych form komunikacji tzn. takich, które zapewnią bezpieczeństwo przesyłanych / przekazywanych danych.

Przesunięcie terminu na złożenie sprawozdań finansowych

Przed nowelizacją przepisów spółki handlowe musiały przygotować swoje sprawozdania finansowe do końca marca, zatwierdzić do końca czerwca, a przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego najpóźniej do dnia 15 lipca. Przepisy obowiązującej specustawy nie wskazują wprost, że termin na przygotowanie przez spółki i zatwierdzenie sprawozdań finansowych został wydłużony. Specustawa w art. 15 stanowi, że w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, może określić inne terminy wypełniania tego obowiązku. W dniu 31 marca 2020 r. weszły w życie przepisy specustawy, a następnie minister wydał rozporządzenie, które weszło w życie z dniem jego ogłoszenia.

Regulacje zawarte w rozporządzeniu wskazują na 2 terminy przesunięcia zatwierdzenia sprawozdań finansowych. Pierwszy termin to 2 miesiące dla jednostek podlegających Komisji Nadzoru Finansowego, a drugi to 3 miesiące dla pozostałych podmiotów. Innymi słowy oznacza to, że jednostki objęte nadzorem Komisji Nadzoru Finansowego muszą zatwierdzić swoje sprawozdania finansowe do końca sierpnia 2020 r., a pozostałe jednostki do końca września 2020 r. Złożenie do repozytorium dokumentów finansowych (w praktyce do Krajowego Rejestru Sądowego) będzie mogło więc nastąpić najpóźniej do dnia 15 października 2020 r. Nie dotyczy to jednak jednostek znajdujących się pod nadzorem Komisji Nadzoru Finansowego – podmioty te są zobowiązane złożyć dokumenty najpóźniej do dnia 15 wrzesień 2020 r.

Mimo wprowadzonych zmian i przesunięcia terminów należy pamiętać, że zarząd spółki ma obowiązek zwołać zgromadzenie wspólników do końca czerwca, co oznacza de facto, że nie może on przełożyć terminu zatwierdzenia samego sprawozdania finansowego. Wynika to z art. 231 § 1 kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego oraz z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Pamiętać należy, że nie zwołanie wbrew obowiązkowi zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia przez członka zarządu stanowi naruszenie prawa i podlega karze grzywny w wysokości do nawet 20 000,- złotych (tak art. 594 § 1 pkt 3 kodeksu spółek handlowych odnoszący się do deliktów popełnianych przez członków zarządu).

Czy można zatem w jakikolwiek sposób uniknąć powyższej sytuacji – tak, istnieje taka możliwość. Rozwiązaniem jest np. zwołanie zgromadzenia wspólników, następnie zawieszenie toczonych obrad i wznowienie ich w chwili, w której możliwe będzie podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki.