Kontrola skarbowa to jedno z najważniejszych i jednocześnie najbardziej stresujących wydarzeń, jakie mogą spotkać przedsiębiorcę w toku prowadzenia działalności gospodarczej. Pomimo że jej podstawową funkcją jest sprawdzenie, czy podatnik wypełnia swoje obowiązki prawidłowo, wielu właścicieli firm postrzega ją jako sytuację potencjalnie zagrażającą stabilności finansowej i reputacji ich przedsiębiorstwa. Strach często wynika z niewiedzy lub obiegowych mitów, podczas gdy rzeczywistość – choć wymagająca – jest dobrze osadzona w przepisach i procedurach.

Podstawy prawne i instytucjonalne kontroli

W Polsce kontrola skarbowa opiera się na kilku kluczowych aktach prawnych, z których najważniejszym jest Ordynacja podatkowa. To ona określa, kto może prowadzić kontrolę, w jakich przypadkach oraz w jaki sposób powinna być ona przeprowadzana. Obok niej funkcjonuje ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej, która reguluje tzw. kontrole celno-skarbowe. Dodatkowo do głosu dochodzi ustawa Prawo przedsiębiorców, która stawia pewne ramy czasowe i proceduralne dla organów administracji względem podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.

Współcześnie ogromną rolę odgrywa także cyfryzacja procesów podatkowych – systemy takie jak JPK czy KSeF umożliwiają urzędom szybki i precyzyjny dostęp do danych księgowych, co sprawia, że wiele kontroli opiera się na wcześniej przeprowadzonych analizach algorytmicznych i porównaniach krzyżowych danych. W efekcie coraz więcej kontroli ma charakter selektywny i skupia się na konkretnych nieprawidłowościach.

Przebieg kontroli i moment jej rozpoczęcia

Typowa kontrola podatkowa rozpoczyna się od pisemnego zawiadomienia, które doręczane jest przedsiębiorcy przynajmniej na siedem dni przed planowanym terminem rozpoczęcia działań. Czas ten nie tylko daje możliwość organizacji dokumentów i wewnętrznego przygotowania firmy, ale także pozwala na skorygowanie ewentualnych błędów w deklaracjach podatkowych bez ponoszenia dodatkowych konsekwencji. Korekta złożona przed wejściem kontrolerów w życie kontrolne jest w świetle przepisów traktowana jako przejaw dobrej woli podatnika.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku kontroli celno-skarbowej, która może być wszczęta bez zapowiedzi, zwłaszcza w razie podejrzenia przestępstwa skarbowego lub konieczności zabezpieczenia dowodów. W takich przypadkach urzędnicy mogą pojawić się nagle, ale nadal muszą wylegitymować się i przedłożyć stosowne dokumenty potwierdzające legalność i zakres ich działań.

Uprawnienia organów kontrolujących

Urzędnicy skarbowi posiadają szerokie uprawnienia, które pozwalają im na przeprowadzanie kontroli w sposób skuteczny i zgodny z prawem. Mogą oni przebywać w siedzibie firmy, żądać udostępnienia dokumentów, przeprowadzać oględziny towarów, zadawać pytania osobom zaangażowanym w księgowość i operacje finansowe, a także sporządzać kopie, protokoły i notatki służbowe. Mogą również zabezpieczać dowody, jeżeli istnieje ryzyko ich zniszczenia lub ukrycia.

To jednak nie oznacza, że ich kompetencje są nieograniczone. Prawo jasno wskazuje, że kontrola musi odbywać się w godzinach pracy firmy i w sposób nienaruszający jej normalnego funkcjonowania. Nie wolno np. przeszukiwać prywatnych pomieszczeń właściciela ani pracowników bez nakazu sądowego, ani żądać informacji chronionych tajemnicą zawodową, taką jak tajemnica adwokacka, lekarska czy notarialna. Urząd nie może też przedłużać kontroli bez ważnego powodu i stosownej adnotacji w dokumentacji.

Prawa i możliwości przedsiębiorcy

W czasie kontroli przedsiębiorca nie jest bezbronny. Przysługuje mu szereg praw, których znajomość może znacząco wpłynąć na przebieg i rezultat kontroli. Może on uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, żądać wyjaśnień, składać zastrzeżenia do protokołu oraz powoływać pełnomocnika do reprezentowania go przed urzędnikami. Istotne jest również prawo do złożenia skargi w razie podejrzenia, że kontrola jest prowadzona z naruszeniem przepisów, np. przeciąga się bez uzasadnienia lub wykracza poza deklarowany zakres.

Firmy coraz częściej przygotowują się na kontrole, opracowując wewnętrzne procedury reagowania na przybycie urzędników. Obejmują one m.in. wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z organem, przygotowanie dostępnych dokumentów oraz informowanie pracowników o tym, jak mają się zachować. Takie podejście może znacznie zmniejszyć chaos i niepewność towarzyszącą pierwszym godzinom kontroli.

Znaczenie rzetelnej dokumentacji

Najczęstszą przyczyną problemów w trakcie kontroli nie są intencjonalne oszustwa, lecz braki lub nieścisłości w dokumentacji. Prowadzenie przejrzystej, spójnej i uporządkowanej ewidencji to nie tylko obowiązek podatkowy, ale i tarcza ochronna. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do rozliczeń, to właśnie dokumentacja staje się głównym narzędziem obrony przed zarzutami. Firmy powinny regularnie przeglądać swoje deklaracje, analizować zgodność danych w JPK, a także archiwizować wszystkie faktury i umowy przez ustawowo wymagany okres.

Współpraca z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym nie powinna ograniczać się jedynie do składania miesięcznych deklaracji. Profesjonalne wsparcie w zakresie analizy ryzyk podatkowych, audytów wewnętrznych czy przygotowywania firmy na możliwe kontrole może uchronić przedsiębiorcę przed poważnymi konsekwencjami. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się także na symulacje kontroli, które pozwalają zidentyfikować słabe punkty w dokumentacji i procedurach jeszcze zanim pojawi się urząd.

Koniec kontroli i co dalej

Zakończenie kontroli nie oznacza automatycznie problemów. Jeżeli nie stwierdzono nieprawidłowości, urząd sporządza protokół, który kończy całą procedurę. Jeśli jednak wykryto błędy, podatnik może złożyć korekty lub wnieść zastrzeżenia do ustaleń. Ma na to czternaście dni od dnia doręczenia protokołu. Wniesienie uwag zmusza organ do ich rozpatrzenia i odniesienia się do nich przed podjęciem kolejnych działań.

Dopiero po zakończeniu kontroli możliwe jest wszczęcie postępowania podatkowego, które może zakończyć się wydaniem decyzji wymiarowej, a w dalszej kolejności – w razie braku zapłaty – egzekucją administracyjną. Ale warto podkreślić, że w wielu przypadkach urząd ogranicza się do zaleceń i umożliwia podatnikowi samodzielne skorygowanie błędów, co pozwala uniknąć sankcji karnoskarbowych.

Podsumowanie

Kontrola skarbowa nie musi być dramatem ani końcem spokoju w firmie. Odpowiednie przygotowanie, znajomość przepisów oraz świadome korzystanie z przysługujących praw sprawiają, że można przejść przez nią spokojnie i profesjonalnie. Traktowanie kontroli jako procesu, a nie zagrożenia, pozwala wykorzystać ją również jako impuls do uporządkowania finansów i zwiększenia transparentności działania przedsiębiorstwa.

---

W przypadku jakichkolwiek pytań w kwestiach związanych z kontrolami przeprowadzanymi przez urzędy skarbowe zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.