Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury swoim kontrahentom za pośrednictwem specjalnej platformy Ministerstwa Finansów – tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (zwanego w skrócie KSeF). Od 2023 r. rozwiązanie to ma być już obowiązkowe (obligatoryjne) dla wszystkich przedsiębiorców.
Spis treści
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą wystawianie i udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2022 r. faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji handlowych, obok faktur papierowych i obecnie stosowanych faktur elektronicznych. Oznacza to, że w 2022 r. będą występowały 3 formy – faktury ustrukturyzowane, faktury papierowe oraz faktury elektroniczne.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT).
Kogo będzie dotyczyło stosowanie KSeF?
Krajowy System e-Faktur będzie dotyczył przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, jak również podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.
Od kiedy Krajowy System e-Faktur?
Etapy wprowadzania KSeF:
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur planowane jest w 3 etapach:
=> od października do grudnia 2021 r. prowadzony był pilotaż programu z udziałem wybranych podatników;
=> od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy będą mogli korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur jako rozwiązania dobrowolnego. Oznacza to dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF);
=> od II kwartału 2023 r. – po uzyskaniu decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej – Ministerstwo Finansów planuje wprowadzić Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie obowiązkowe (obligatoryjne) dla wszystkich przedsiębiorców.
Rozwiązanie dobrowolne
Od 1 stycznia 2022 r. faktury ustrukturyzowane wystawione i udostępnione za pomocą KSeF będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji handlowych. Oznacza to, iż podmioty prowadzące działalność gospodarczą będą mogły nadal wystawiać w roku 2022 tradycyjne faktury papierowe, jak również występujące powszechnie w obrocie gospodarczym faktury elektroniczne (tj. faktury przesyłane kontrahentom za pośrednictwem poczty e-mail).
Wystawienie nowej, tj. ustrukturyzowanej faktury za pośrednictwem systemu KSeF będzie wymagało zgody odbiorcy faktury. Po uzyskaniu zgody za moment otrzymania faktury ustrukturyzowanej uznawany będzie moment nadania numeru takiej fakturze przez Krajowy System eFaktur, przy czym moment jej wysłania będzie tożsamy z momentem odbioru.
W przypadku, gdy kontrahent nie wyrazi jednak zgody na wystawienie faktury za pośrednictwem systemu KSeF, przedsiębiorca wystawiający fakturę może mimo to korzystać z KSeF i wystawiać faktury w tym systemie. Kontrahentowi jednak będzie musiał jednak przesyłać wystawione faktury w innej, uzgodnionej z nim formie, np. w formie dokumentu .pdf
Zaznaczyć należy, że faktury wystawiane w formacie xml będą nieczytelne dla samego odbiorcy. Z informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów wynika jednak, że problem ten zostanie rozwiązany i stanie się możliwa wizualizacja faktur w docelowym formacie .pdf.
Podkreślenia wymaga także fakt, że Krajowy System e-Faktur będzie automatycznie weryfikował zgodność wystawionych dokumentów z wzorem opracowanym przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to odrzucanie przez system błędnych faktur, tzn. niezgodnym z przygotowanym wzorcem. Sam system nie będzie natomiast sprawdzał wystawionych faktur pod kątem merytorycznym (np. właściwy odbiorca faktury VAT), czy też pod względem rachunkowym (np. zsumowanie poszczególnych pozycji). W takim przypadku konieczne będzie sporządzenie korekty, ponieważ KSeF nie przewiduje anulowania wystawionej już faktury.
Zalety związane ze stosowaniem KSeF
Przedsiębiorcy korzystający z KSeF zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur przez okres 10 lat – obowiązek ten przejmie administracja podatkowa. Oznacza to zatem eliminację ryzyka związanego ze zgubieniem, czy też zniszczeniem dokumentu.
Zaletą stosowania KSeF będzie także szybszy zwrot podatku VAT, tj. skrócenie terminu z 60 do 40 dni. Warunkiem skorzystania ze skróconego terminu przez podatnika będzie jednak konieczność wystawiania przez niego faktur ustrukturyzowanych przez cały okres rozliczeniowy. Skrócenie terminu nie będzie jednak możliwe, gdy część faktur zostanie wystawiona w innej formie. Poza tym podmiot prowadzący działalność będzie musiał być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT dłużej niż 12 miesięcy. Oznacza to zatem wykluczenie nowych firm z możliwości szybszego uzyskania zwrotu podatku VAT.
Dostosowanie przedsiębiorstwa do formatu xml
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza konieczność dostosowania firmowych systemów informatycznych, by mogły generować i odbierać faktury w formacie xml. Ponadto warto opracować również wewnętrzne procedury związane z weryfikacją poprawności danej faktury przed momentem wysłania jej do KSeF.
W przypadku jakichkolwiek pytań w kwestiach związanych z problematyką Krajowego Systemu e-Faktur zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.
