Wejście Polski do Unii Europejskiej w roku 2004 oraz nieograniczony dostęp do zasobów internetu umożliwił wielu polskim przedsiębiorcom świadczenie swoich usług oraz sprzedaż towarów poza granicami kraju. Stale rozwijające się środki oraz sposoby komunikacji pozwoliły również małym firmom oraz osobom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze nawiązać współpracę z zagranicznymi klientami / kontrahentami.
Taka współpraca – oprócz oczywistych profitów w postaci zapłaty w euro – niesie jednak ze sobą wiele ryzyk, z których większość przedsiębiorców niestety nie zdaje sobie sprawy. Nieświadomość tych niebezpieczeństw, a często ich świadome ignorowanie na zasadzie „jakoś to będzie” niestety bardzo często mści się w sposób najbardziej bolesny – brakiem zapłaty za towar lub usługę przez zagraniczny podmiot i związaną z tym konieczność prowadzenia postępowania sądowego w innym państwie w oparciu o nieznane polskiemu przedsiębiorcy regulacje prawne.
Powyższe skutki mogą wynikać nie tylko z nieuczciwości zagranicznego kontrahenta – częstymi powodami wspomnianych problemów polskich firm w relacjach z zagranicznymi klientami są także inne style prowadzenia działalności gospodarczej czy nawet różne tradycje handlowe ukształtowane przez odmienne systemy prawne.
Należy także pamiętać, iż problemy z realizacją zawartego kontraktu mogą nie być związane bezpośrednio (czy nawet pośrednio) z zagraniczną firmą. Najlepszym tego przykładem jest aktualna sytuacja związana z koronawirusem SARS-CoV-2 i problemami, które dotknęły różne rynki z tego powodu. Z tej przyczyny tak ważne jest zabezpieczenie prawne swojego przedsiębiorstwa przed potencjalnymi ryzykami i związanymi z tym konsekwencjami. Jednym z najważniejszych zabezpieczeń jest odpowiednie skonstruowanie umowy.
Przedmiotowy wpis odnosi się do relacji między przedsiębiorcami – nie dotyczy zatem sytuacji, w której polski podmiot gospodarczy (osoba prowadząca działalność gospodarczą bądź spółką) zawarł umowę z zagranicznym podmiotem będącym w myśl obowiązujących przepisów konsumentem.
Sprawdzenie zagranicznego kontrahenta
Jedną z podstawowych kwestii jest sprawdzenie prawdziwości oraz poprawności danych klienta, z którym zamierzamy zawrzeć umowę. Rozeznanie w tym zakresie pozwala w sposób właściwy ocenić nie tylko wiarygodność, ale przede wszystkim ewentualną wypłacalność przyszłego kontrahenta. W niemalże wszystkich krajach Unii Europejskiej działają odpowiedniki polskiego CEIDG bądź KRS, w których można sprawdzić takie dane jak:
– nazwę podmiotu,
– dane wspólników spółki,
– dane osób reprezentujących dany podmiot,
– dane o złożonych sprawozdaniach finansowych,
– informacje o rozdzielności majątkowej,
– informacje o prowadzonych postępowaniach upadłościowych.
Należy jednak pamiętać, że dane widniejące w rejestrach nie muszą być zawsze aktualne bądź prawdziwe. Często wyszukiwarki internetowe oferują w tym zakresie o wiele dokładniejsze (tj. aktualniejsze) informacje, dlatego też warto „zgooglować” przyszłego kontrahenta. Dotyczy to zarówno samych danych, jak również opinii na temat danego podmiotu.
Najważniejsze elementy umowy z zagranicznym kontrahentem
Cechy, którymi powinna charakteryzować każda umowa – w tym umowa z zagraniczny kontrahentem – to przede wszystkim przejrzystość oraz jasne określenie praw i obowiązków obu stron. Ponadto umowa musi określać w sposób precyzyjny czego dotyczy (tzw. przedmiot umowy), wysokość wynagrodzenia oraz termin wykonania świadczenia określonego w umowie. Innymi słowy umowa musi w sposób jasny odpowiadać na pytania: „kto?”, „co?”, „kiedy?” oraz „za ile?”.
W przypadku umów z zagranicznym przedsiębiorcą oprócz wspomnianych wyżej kwestii warto także zwrócić uwagę także na następujące zapisy, które mogą w wielu przypadkach decydować o powodzeniu całej transakcji.
Określenie jurysdykcji sądowej
Określenie przez strony umowy tzw. jurysdykcji sądowej oznacza, iż strony uzgadniają jakiemu prawu będzie podlegała zawierana umowa. Większość przedsiębiorców niestety błędnie uważa, iż nie mają wpływu na wybór prawa lub w ogóle nie jest świadoma istnienia takiej możliwości. Przy tym należy pamiętać, że jest to jedna z kluczowych kwestii każdej umowy zawieranej przez przedsiębiorców z dwóch różnych krajów.
Nie rzadko dochodzi bowiem do sytuacji, w której polski przedsiębiorca jest zmuszony dochodzić przysługujących mu roszczeń przed niemieckim czy francuskim sądem. To natomiast wiąże się z szeregiem komplikacji oraz… często wysokimi kosztami. Należy bowiem pamiętać, iż ewentualny proces będzie się toczył nie tylko poza granicami Polski, ale także w obcym języku i w oparciu o odmienny system prawny. To z kolei wiąże się często z koniecznością zatrudnienia zagranicznego adwokata.
Określenie sądu właściwego
Określenie sądu właściwego, przed którym będzie się toczył ewentualny proces sądowy jest niezmiernie istotny. Pozwala bowiem prowadzić proces przed sądem właściwym dla siedziby polskiego przedsiębiorcy, a nie przed sądem strony przeciwnej.
Waluta wynagrodzenia
Istotną kwestią w umowie z zagranicznym przedsiębiorcą jest także waluta, w której następować będzie rozliczenie świadczonych usług bądź sprzedanych za granicę towarów. Ważne są tutaj 2 aspekty – sam wybór waluty jako takiej (rozliczenie dokonywane w euro, dolarach bądź innej walucie) oraz sposób przeliczania przeliczania tej waluty.
Język umowy
Równie istotną kwestią jak określenie jurysdykcji sądowej czy waluty wynagrodzenia jest język, w którym zostanie sporządzona i zawarta dana umowa. Bardzo często dochodzi bowiem do sytuacji, w której polski przedsiębiorca zawiera umowę w języku, którego nie zna lub zna w stopniu bardzo słabym, nie rozumiejąc przez to znaczenia zawartych w umowie postanowień. Z tego powodu najbezpieczniej jest, gdy umowa zawierana jest w jednym z języków międzynarodowych (najczęściej angielskim, ale również hiszpańskim czy francuskim). Innym dobrym rozwiązaniem jest zawarcie umowy w językach krajów, z których pochodzą przedsiębiorcy (np. języku polskim oraz niemieckim). W takim wypadku wskazać jednak należy, która wersja językowa jest rozstrzygająca w przypadku występowania rozbieżności w tłumaczeniu poszczególnych postanowień umownych.
Klauzula poufności
Zawarcie w umowie klauzuli dot. zachowania poufności jest wskazane w przypadku, gdy współpraca między przedsiębiorcami wiąże się z ujawnieniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Taką tajemnicę może stanowić np. proces technologiczny, stosowane rozwiązania prawne, czy też oferowane ceny za poszczególne usługi bądź towary. Zabezpieczenie zachowania poufności odbywa się poprzez wpisanie kary umownej za jej naruszenie.
Kary umowne
Zapis o tzw. karach umownych mają na celu pokrycie wyrządzonej szkody w przypadku niewykonania przez jedną ze stron konkretnie wskazanego w umowie postanowienia. Pokrycie szkody następuje poprzez zapłatę ustalonej kwoty pieniężnej. Co ważne – w przypadku zastrzeżenia w umowie kary umownej strona, która domaga się zapłaty od swojego kontrahenta kary, nie jest zobowiązana do udowodnienia rozmiarów faktycznie poniesionej szkody. Jedyną przesłanką jej domagania się jest naruszenie przez stronę przeciwną postanowienia (lub postanowień) zawartego w umowie.
Klauzula dobrowolnego poddania się egzekucji
Klauzula dobrowolnego poddania się egzekucji jest zapisem umownym zobowiązującym strony do złożenia przed notariuszem oświadczenia o poddaniu się przymusowej egzekucji w przypadku niewypełnienia wskazanych zobowiązań zawartych w umowie. Egzekucja odbywa się w takim wypadku z pominięciem procedur sądowych, co znacznie obniża koszty oraz przyspiesza dochodzenie ewentualnych roszczeń.
Klauzula dot. wystąpienia tzw. siły wyższej
Zapis ten, zwany także z łaciny rebus sic stantibus, określa konsekwencje niewykonania zobowiązań umownych przez którąkolwiek ze stron umowy w związku z wystąpieniem nadzwyczajnych zdarzeń o charakterze niezależnym od przedsiębiorców, których nie byli oni w stanie przewidzieć. Zawarcie przedmiotowej klauzuli w umowie ma na celu rozkład ryzyka i podział odpowiedzialności między kontrahentami.
Klauzula incoterms
Jest to klauzula stosowana w obrocie międzynarodowym, która odnosi się do odpowiedzialności stron danej umowy i ponoszenia ryzyka. Zapis incoterms określa m.in. sposób oraz miejsce dostawy towaru, jego ubezpieczenia czy też kwestie związane z jego transportem. Klauzula ta znajduje powszechne zastosowanie w obrocie międzynarodowym z uwagi na fakt, że jej opracowania dokonała International Chamber of Commerce – ICC (tj. Międzynarodowa Izba Handlowa).
Klauzula dot. zakazu reeksportu
Klauzula dotycząca zakazu reeksportu nakłada na odbiorcę zakaz eksportowania towaru na inne rynki bez zgody dostawcy. Klauzula ta jest stosowana najczęściej w przypadkach związanych z występowaniem dużych różnic cenowych na poszczególnych rynkach zbytu.
Klauzula hardship
Klauzula hardship pozwala na renegocjacje warunków umowy w przypadkach, w których w wyniku zaistnienia nieprzewidzianego zdarzenia dalsza realizacja zobowiązań kontraktowych stanie się dla obu przedsiębiorców nieopłacalna.
Rachunek escrow
Rachunek escrow to szczególny rodzaj rachunku bankowego używanego do rozliczeń pieniężnych. Rachunek ten może zabezpieczać środki finansowe w transakcjach między przedsiębiorcami, którzy dopiero zaczęli współpracę. Środki finansowe wpłacone na ten rodzaj rachunku wypłacane są dopiero w momencie spełnienia zobowiązań określonych w umowie.
W przypadku jakichkolwiek problemów bądź pytań w kwestiach związanych z zawieraniem umów z zagranicznymi kontrahentami zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.
