Zawieranie umów na odległość

Pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 i związane z tym liczne restrykcje i obostrzenia w sposób znaczący utrudniły prowadzenie działalności gospodarczej. Jednym z utrudnień była niemożliwość odbywania spotkań z kontrahentami i podpisywanie umów handlowych. Mając na uwadze, że w niektórych krajach (np. Korea Południowa) występuje już 2 fala pandemii, należy niestety liczyć się z tym, iż również w Polsce może w nieokreślonej przyszłości dojść do wzrostu liczby zachorowań na Covid-19. To z kolei może doprowadzić do ponownego wprowadzenia obostrzeń, mających katastrofalny wpływ na przedsiębiorstwa wielu branż.

W związku z powyższym warto wiedzieć czy zdalne zawieranie umów jest możliwe oraz jakie warunki muszą być spełnione, aby taka umowa była skuteczna i wywierała określone skutki prawne.

Na początku należy podkreślić, że możliwość oraz skuteczność zdalnego zawierania kontraktów powinna być rozpatrywana oddzielnie dla każdej umowy. Istotną kwestią jest bowiem nie tylko sam przedmiot umowy, jej treść czy rodzaj, ale przede wszystkim konieczność dochowania określonej przepisami formy prawnej.

Zasada swobody umów

Jedną z podstawowych reguł w zakresie zawierania umów jest tzw. zasada swobody umów, określona w art. 353(1) kodeksu cywilnego. Zgodnie z nią strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Oznacza to, iż generalnie strony mogą zawrzeć umowę w dowolnej formie – także ustnej lub w formie elektronicznej – pod warunkiem jednak, że obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, tzn. nie nakazują konkretnej formy czynności prawnej. Na marginesie warto jednak zaznaczyć, iż ze względów dowodowych zawsze warto zawierać umowę w formie pisemnej, bowiem w razie jakichkolwiek wątpliwości wszelkie uzgodnienia między stronami będzie można bez większych trudności udowodnić przed sądem.

Jak wspomniano powyżej – obowiązujące przepisy mogą określać konieczność zachowania określonej (tzw. szczególnej) formy dokonania czynności prawnej (tzn. zawarcia umowy). Jej niedotrzymanie może się  wiązać z różnymi skutkami prawnymi (np. nieważność czynności prawnej).

Formy szczególne dokonania czynności prawnej (zawarcia umowy)

W chwili obecnej przepisy kodeksu cywilnego wskazują 6 szczególnych form dokonywania czynności prawnej, tzn.:

• formę pisemną,
• formę pisemną z datą pewną,
• formę z podpisami notarialnie poświadczonymi,
• formę aktu notarialnego,
• formę elektroniczną,
• formę dokumentową.

Przepisy szczególne kodeksu cywilnego wskazują, w jakich przypadkach i sprawach dla ważności danego rodzaju umowy bądź przykładowo dla wywołania określonych skutków przewidzianych w umowie konieczne jest zachowanie wskazanej wyżej formy szczególnej. Należy pamiętać, iż podobny wymóg mogą również uzgodnić strony zawierające daną umowę.

Forma aktu notarialnego

Zawarcie umowy w formie aktu notarialnego wymaga obecności notariusza. Z tego względu zawarcie umowy na odległość, dla której przepisy przewidują ww. formę szczególną jest niemożliwe.

Forma z podpisami notarialnie poświadczonymi

Także dla zawarcia umowy z podpisem notarialnie poświadczonym wymagana jest obecność notariusza. Z tego powodu również w tym przypadku zdalne zawarcie kontraktu, dla którego przepisy przewidują ww. formę szczególną, jest niemożliwe.

Forma pisemna z datą pewną

Zawarcie umowy z datą pewną wymaga zamiast notariusza obecności odpowiedniego urzędnika, który potwierdzi fakt dokonania określonej czynności prawnej. Także w tym przypadku, z uwagi na liczne obostrzenia wprowadzone przez urzędy, spotkanie z urzędnikiem może nie być możliwe.

Forma pisemna

Forma pisemna wymaga złożenia na umowie własnoręcznego podpisu przez każdą stronę. Oznacza to, że „podpisanie” umowy za pomocą faksymile (tj. za pomocą pieczątki ze wzorem podpisu) lub skanem podpisu będzie w świetle obowiązujących przepisów nieskuteczne. Przy okazji warto wspomnieć, że osoby podpisujące umowę nie muszą złożyć podpisu na tym samym egzemplarzu – wystarczy jedynie, że każda ze stron podpisze posiadany przez siebie egzemplarz umowy. Należy jednak mieć na uwadze, że w takim przypadku mocno problematyczna może być kwestia dowodowa – w przypadku braku wymienienia się przez strony podpisanymi egzemplarzami umowy nie sposób będzie udowodnić, iż faktycznie doszło do zawarcia przez strony określonego kontraktu. Problematyczne może być także udowodnienie konkretnych postanowień czy regulacji, na które strony zgodziły się zawierając umowę. Z tego powodu zawsze należy dążyć do przekazania przez drugą stronę podpisanego przez nią egzemplarza umowy.

Forma elektroniczna

Wbrew powszechnej opinii forma elektroniczna zawarcia umowy to nie wymiana wiadomości e-mail czy też e-mailowe potwierdzenie treści posiadanej lub otrzymanej od kontrahenta umowy.

Zawarcie umowy w formie elektronicznej oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go tzw. kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce stosowane są najczęściej dwa rozwiązania – pierwsze to podpisanie dokumentu (pliku) podpisem kwalifikowanym i zapisanie (konwersja) dokumentu (pliku) w innym formacie, właściwym dla dokumentu (pliku) podpisanego elektronicznym podpisem (np. format .xades). Drugie rozwiązanie to złożenie podpisu niejako „wewnątrz dokumentu (pliku)” w miejscu, gdzie zazwyczaj składa się własnoręczny podpis – to rozwiązanie dotyczy najczęściej plików w formacie .pdf (ang. portable document format).

Złożenie podpisu z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest równoznaczne z własnoręcznym podpisaniem dokumentu (tj. forma zwykła pisemna). Należy jednak pamiętać, że na rynku oferowanych jest wiele rodzajów podpisów elektronicznych – zarówno przez podmioty krajowe, jak i zagraniczne. Aby kwalifikowany podpis elektroniczny mógł wywierać skutki prawne równoznaczne z własnoręcznym podpisem, muszą być spełnione następujące przesłanki:

– podpis musi stanowić zbiór elektronicznych danych, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i które używane będą przez osobę podpisującą jako jej podpis,

– podpis musi być składany przy użyciu danych, które mogą być użyte wyłącznie przez osobę podpisującą,

– podpis musi być powiązany z innymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana  lub ingerencja w te dane jest widoczna,

– podpis musi umożliwić ustalenie tożsamości osoby składającej podpis i być do niej przyporządkowany,

– podpis jest składany przy wykorzystaniu specjalnego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na tzw. kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Podpisy elektroniczne nie spełniające ww. przesłanek nie mogą być zatem uznane za podpisy równoważne w skutkach z podpisami złożonymi własnoręcznie.

Forma dokumentowa

Poprzez formę dokumentową rozumie się złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Dokumentem może być przy tym każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią (m.in. dokumenty opatrzone niewłasnoręcznym podpisem – faksymile, dokumenty podpisane Profilem Zaufanym – ePUAP, wiadomości e-mail etc.).

Zatem formę dokumentową będą posiadały wszystkie potwierdzenia czy umowy zawarte za pośrednictwem wiadomości e-mail, w których strony ustalą, potwierdzą czy też wyrażą zgodę na określone warunki umowne.

Podsumowanie – kiedy umowę można podpisać na odległość?

Podsumowując – jeżeli do zawarcia umowy:

• nie jest wymagana forma szczególna (np. umowa sprzedaży) – taka umowa może zostać zawarta zarówno przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak również w inny zdalny sposób (np. wymiana korespondencji e-mail przez strony).
• jest wymagana forma szczególna w postaci pisemnej (np. umowa o pracę) – taka umowa może zostać zawarta tylko przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• jest wymagana forma szczególna w postaci aktu notarialnego, poświadczonych notarialnie podpisów lub daty pewnej (np. przeniesienie prawa własności nieruchomości na inną osobę lub podmiot) – taka umowa nie może zostać zawarta ani z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak i w inny zdalny sposób (np. wymiana korespondencji e-mail).