Praca zdalna, która zyskała na znaczeniu w czasie pandemii COVID-19, stała się integralną częścią polskiego rynku pracy. W odpowiedzi na te zmiany, ustawodawca wprowadził szczegółowe przepisy do Kodeksu pracy, zastępując dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy. Nowelizacja Kodeksu pracy, wprowadzona Ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240), obowiązująca od 7 kwietnia 2023 roku, stworzyła kompleksowe ramy prawne dla pracy zdalnej. W roku 2025, po ponad dwóch latach funkcjonowania tych przepisów, pracodawcy muszą być w pełni świadomi swoich obowiązków i praw pracowników, aby zapewnić zgodność z prawem i uniknąć potencjalnych sporów. Niniejszy artykuł omawia kluczowe aspekty pracy zdalnej, z uwzględnieniem obowiązków pracodawców, w świetle stanu prawnego na rok 2025.

Definicja i formy pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna to wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, zwłaszcza z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Przepisy wyróżniają trzy formy pracy zdalnej: całkowitą, gdy pracownik wykonuje pracę wyłącznie zdalnie, hybrydową, łączącą pracę zdalną ze stacjonarną, oraz okazjonalną, umożliwiającą pracę zdalną na wniosek pracownika przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Miejsce wykonywania pracy zdalnej nie wymaga każdorazowego potwierdzania przy każdej sesji pracy – uzgodnienie może być jednorazowe, np. w umowie, porozumieniu lub regulaminie, co eliminuje konieczność ciągłego potwierdzania lokalizacji, takiej jak dom pracownika, o ile nie zmienia się ona w sposób istotny. Takie podejście zapewnia elastyczność, ale wymaga precyzyjnego określenia warunków w dokumentach regulujących pracę zdalną.

Obowiązki pracodawcy w organizacji pracy zdalnej

Pracodawcy umożliwiający pracę zdalną muszą przestrzegać szeregu obowiązków określonych w Kodeksie pracy. Kluczowym wymogiem jest ustalenie zasad pracy zdalnej w zakładzie pracy, co może nastąpić w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a w jej braku – w regulaminie pracy po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli takie dokumenty nie istnieją, zasady mogą być określone indywidualnie w porozumieniu z pracownikiem lub w poleceniu pracy zdalnej. Regulacje te powinny obejmować m.in. grupy pracowników uprawnionych do pracy zdalnej, zasady pokrywania kosztów, sposób potwierdzania obecności pracownika, procedury kontroli oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) i ochrony danych osobowych. Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, takie jak laptop czy telefon, oraz pokryć koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji, a także koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

W przypadku gdy pracownik używa własnych narzędzi, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny lub ryczałt, którego wysokość powinna odzwierciedlać rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika. Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy, takie świadczenia nie są traktowane jako przychód w rozumieniu przepisów podatkowych i nie podlegają oskładkowaniu, co jest korzystne dla obu stron. Ważne jest, aby kwota ekwiwalentu była ustalona w sposób transparentny, aby uniknąć zarzutów o ukrywanie dodatkowego wynagrodzenia. Dodatkowo, każda zmiana trybu pracy, np. powrót do pracy stacjonarnej lub zmiana zasad pracy zdalnej, wymaga konsultacji i uzgodnienia z pracownikiem, chyba że jest to polecenie pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach, takich jak stan nadzwyczajny, epidemia lub siła wyższa, gdzie pracodawca może jednostronnie zarządzić pracę zdalną.

Bezpieczeństwo i higiena pracy w pracy zdalnej

Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) w pracy zdalnej stanowi istotne wyzwanie dla pracodawców. Zgodnie z przepisami, pracodawca musi przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowisk pracy zdalnej, która może być ogólna dla grup stanowisk, oraz poinformować pracownika o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy. Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie, że jego stanowisko pracy spełnia wymogi BHP, w tym ergonomii, takie jak odpowiednie biurko, krzesło czy oświetlenie. Pracodawca nie urządza fizycznie stanowiska w miejscu pracy zdalnej, ale ma obowiązek zapewnić instruktaż BHP i ocenić ryzyko, co pośrednio obejmuje ocenę warunków pracy. Ponadto pracodawca posiada prawo przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z przepisami kodeksu pracy, regulaminem pracy zdalnej lub zasadami ustalonymi bezpośrednio z pracownikiem. Kontrola ta nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. W przypadku wypadków przy pracy zdalnej stosuje się przepisy dotyczące badania okoliczności i przyczyn wypadków, z uwzględnieniem konieczności uzgodnienia terminu oględzin miejsca wypadku. Warto jednak podkreślić, że w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej obowiązki związane z BHP, takie jak ocena ryzyka czy zapewnienie sprzętu, są wyłączone na podstawie art. 67³³ Kodeksu pracy, co upraszcza organizację tej formy pracy.

Szczególne przypadki polecenia pracy zdalnej

Przepisy Kodeksu pracy przewidują możliwość polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę w szczególnych okolicznościach, takich jak stan nadzwyczajny, epidemia lub siła wyższa, np. awaria infrastruktury biurowej uniemożliwiająca pracę stacjonarną. W takich przypadkach pracodawca może jednostronnie zarządzić wykonywanie pracy zdalnej, bez konieczności uzgadniania tego z pracownikiem, co stanowi wyjątek od ogólnej zasady wymagającej porozumienia. Takie polecenie musi być jednak ograniczone czasowo i uzasadnione okolicznościami, a pracodawca powinien poinformować pracownika o jego zakresie i warunkach. Ta możliwość daje pracodawcom elastyczność w zarządzaniu kryzysowym, ale wymaga ostrożnego stosowania, aby nie naruszyć praw pracowniczych.

Prawa pracowników i wiążące wnioski o pracę zdalną

Niektóre grupy pracowników mają szczególne uprawnienia do pracy zdalnej. Wnioski o pracę zdalną składane przez pracowników w ciąży, rodziców dzieci do 4 roku życia, rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności lub potrzebą wczesnego wspomagania rozwoju, a także pracowników opiekujących się osobą z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności w gospodarstwie domowym, są dla pracodawcy wiążące. Odmowa uwzględnienia takiego wniosku jest możliwa tylko w przypadku, gdy praca zdalna nie jest wykonalna ze względu na organizację pracy lub rodzaj obowiązków, a uzasadnienie odmowy musi być przekazane na piśmie lub elektronicznie w ciągu 7 dni roboczych. W przypadku innych pracowników zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do pracy stacjonarnej, z terminem przywrócenia poprzednich warunków nie dłuższym niż 30 dni. Każda zmiana trybu pracy, np. przejście z pracy zdalnej na stacjonarną, wymaga konsultacji i uzgodnienia, chyba że dotyczy szczególnych okoliczności, takich jak wymienione wcześniej stany nadzwyczajne.

Okazjonalna praca zdalna – elastyczność z ograniczeniami

Okazjonalna praca zdalna, wprowadzona jako nowość w Kodeksie pracy, umożliwia pracownikom wykonywanie pracy zdalnie przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym na ich wniosek. Jest to rozwiązanie szczególnie przydatne w sytuacjach incydentalnych, takich jak potrzeba załatwienia spraw osobistych czy opieki nad członkiem rodziny. W odróżnieniu od stałej pracy zdalnej, okazjonalna praca zdalna jest zwolniona z wielu obowiązków określonych w art. 67²⁴–67³³ Kodeksu pracy, takich jak zapewnienie sprzętu, materiałów, ocena ryzyka zawodowego czy wypłata ekwiwalentów za korzystanie z własnych narzędzi. Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku o okazjonalną pracę zdalną bez konieczności uzasadnienia, co daje większą swobodę decyzyjną. Kontrola wykonywania takiej pracy, w tym w zakresie BHP i ochrony danych, odbywa się na zasadach uzgodnionych z pracownikiem, co zapewnia elastyczność, ale wymaga jasnego określenia warunków.

Wyzwania dla pracodawców w praktyce

Po ponad dwóch latach obowiązywania nowych przepisów, pracodawcy napotykają trudności w praktycznym stosowaniu regulacji. Ustalanie wysokości ekwiwalentów lub ryczałtów za korzystanie z własnych narzędzi pracy wymaga precyzyjnego oszacowania kosztów, takich jak zużycie energii czy usług telekomunikacyjnych, co może być skomplikowane w przypadku zróżnicowanych warunków pracy pracowników. Kwestie ochrony danych osobowych oraz przeprowadzania kontroli pracy zdalnej bez naruszania prywatności pracowników również stanowią wyzwanie. W branżach takich jak IT, gdzie praca zdalna jest powszechna, pracodawcy muszą radzić sobie z oczekiwaniami pracowników dotyczącymi elastyczności miejsca pracy, co może prowadzić do preferowania umów B2B. Dodatkowo, budowanie zaangażowania i kultury organizacyjnej w zespołach hybrydowych lub zdalnych wymaga od pracodawców nowych strategii zarządzania. Każda zmiana trybu pracy, np. powrót do biura, musi być konsultowana z pracownikiem, co dodatkowo komplikuje procesy organizacyjne, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach.

Podsumowanie i perspektywy na przyszłość

Regulacje dotyczące pracy zdalnej, obowiązujące od kwietnia 2023 roku, stworzyły stabilne ramy prawne, które odpowiadają na potrzeby współczesnego rynku pracy. W roku 2025 pracodawcy muszą skupić się na precyzyjnym wdrożeniu tych przepisów, szczególnie w zakresie konsultacji z pracownikami przy zmianach trybu pracy, pokrywania kosztów, zapewnienia BHP oraz ochrony danych. Praca zdalna, jako ceniony benefit, staje się standardem, ale jej skuteczne wdrożenie wymaga elastyczności i starannego planowania. Możliwość polecenia pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach, takich jak epidemia czy siła wyższa, daje pracodawcom dodatkowe narzędzie do zarządzania kryzysowego. W przyszłości można oczekiwać dalszych modyfikacji przepisów, które będą uwzględniać rozwój technologii i zmieniające się oczekiwania społeczne. Pracodawcy, którzy chcą utrzymać konkurencyjność, powinni regularnie monitorować zmiany legislacyjne i dostosowywać swoje procedury, aby zapewnić zgodność z prawem i satysfakcję pracowników.