Wprowadzenie (Overview) – Freistellungsbescheinigung, SOKA-Bau i Zollamt oraz praktyczne ryzyka dla polskich firm budowlanych
Niemiecki zleceniodawca nie może odmówić zapłaty faktury w całości wyłącznie z powodu braku Freistellungsbescheinigung, braku rejestracji w SOKA-BAU lub braku zgłoszenia do niemieckiego urzędu celnego (niem. Zollamt). Jedynym ustawowym, obligatoryjnym potrąceniem jest 15% podatek budowlany (niem. Bauabzugsteuer, tj. § 48 EStG) w razie braku ważnej Freistellungsbescheinigung – wykonawca otrzymuje wówczas ok. 85% wynagrodzenia, a resztę może dochodzić w postępowaniu o zwrot (§ 48c i 48d EStG). Brak meldunku w SOKA-BAU oraz brak zgłoszenia do Zollamt (Meldepflicht, § 18 AEntG) nie dają podstawy do całkowitej odmowy zapłaty, lecz narażają zleceniodawcę na ryzyko solidarnej odpowiedzialności (§ 14 AEntG) lub wysokie kary administracyjne (§ 23 AEntG). W praktyce zleceniodawca może zabezpieczyć się poprzez wstrzymanie części wynagrodzenia na podstawie klauzul umownych lub ogólnego prawa zatrzymania (§ 273 BGB), jednak całkowita odmowa zapłaty za odebrane prace budowlane jest co do zasady sprzeczna z przepisami o wynagrodzeniu za dzieło, w szczególności § 631 i § 641 BGB oraz art. 647 i 647¹ k.c. i naraża go na skuteczne roszczenie o zapłatę wraz z odsetkami za opóźnienie (§ 288 BGB). Kluczowe orzecznictwo (m.in. BFH I R 46/17, BAG 10 AZR 464/18) potwierdza, że wykonana i odebrana usługa budowlana (niem. Bauleistung) musi zostać wynagrodzona, a brak formalności nie unieważnia roszczenia głównego.
Freistellungsbescheinigung i podatek budowlany (§§ 48-48d EStG)
Zakres obowiązku potrącenia Bauabzugsteuer wobec zagranicznych wykonawców
Zgodnie z § 48 ust. 1 zd. 1 Einkommensteuergesetz (EStG), zleceniodawca świadczenia budowlanego (Leistungsempfänger) jest zobowiązany do potrącenia 15% podatku budowlanego od wynagrodzenia, jeżeli polski wykonawca nie przedłoży ważnego zwolnienia z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung) wydanego na podstawie § 48b ust. 1 EStG. Mechanizm ten ma charakter zabezpieczający roszczenia skarbowe państwa niemieckiego i stosuje się niezależnie od tego, czy dochód ostatecznie podlega opodatkowaniu w Niemczech czy w Polsce, co potwierdza wyrok Bundesfinanzhof z 07.11.2019 r. (sygn. akt I R 46/17) oraz pismo Federalnego Ministerstwa Finansów z 19.07.2022 r. (BStBl. I 2022, s. 1229).
Brak posiadania Freistellungsbescheinigung przez polską firmę budowlaną nie zwalnia jednak niemieckiego kontrahenta, a także polskiego, jeżeli jest zleceniodawcą, z obowiązku zapłaty pozostałej kwoty wynagrodzenia. Odmowa zapłaty lub wypłata niższej kwoty (już po potrąceniu 15%) stanowi co do zasady naruszenie § 631 i § 641 BGB, ewentualnie art. 647 i 647¹ k.c. Wykonawca zachowuje zatem pełne roszczenie o zapłatę kwoty pomniejszonej wyłącznie o ustawowe 15%. Wyjątkiem może być sytuacja, w której umowa zawarta między stronami (z wyborem prawa niemieckiego lub polskiego jako prawa właściwego) przewiduje kontraktowe prawo zatrzymania w razie braku Freistellungsbescheinigung. W praktyce oznacza to, że zleceniodawca może czasowo wstrzymać wypłatę części wynagrodzenia jako zabezpieczenie ryzyka podatkowego. Nie prowadzi to jednak do definitywnego wyłączenia roszczenia o zapłatę za już wykonaną i odebraną usługę – co najwyżej do przesunięcia w czasie lub zatrzymania kwoty odpowiadającej realnemu ryzyku (zazwyczaj 15-20 % wartości).
Należy pamiętać, że potrącony i odprowadzony podatek budowlany nie przepada – więcej o procedurze związanej z odzyskaniem potrąconego podatku budowlanego (Bauabzugsteuer) znajdą Państwo we wpisach na blogu kancelarii.
Zwolnienie z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung)
Wniosek o wydanie Freistellungsbescheinigung składa się do właściwego niemieckiego urzędu skarbowego (Finanzamt) określonego w Umsatzsteuerzuständigkeitsverordnung. Samą decyzję wydaje Finanzamt, natomiast Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) prowadzi elektroniczną bazę do weryfikacji (§ 48b ust. 6 EStG). W praktyce decyzja zapada najczęściej w ciągu 5-6 tygodni od wpływu do urzędu skarbowego kompletnego wniosku. Urząd wyznacza odpowiedni termin na uzupełnienie ewentualnych braków formalnych. Ich nieuzupełnienie prowadzi do odmowy wydania zwolnienia, jednak kolejne wnioski w tym samym roku są dopuszczalne.
Więcej o procedurze związanej z uzyskaniem zwolnienia z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung) znajdą Państwo na blogu kancelarii.
Przykładowy scenariusz
Polska spółka z o. o. wystawia niemieckiej firmie budowlanej fakturę na kwotę 280 000,00 PLN netto za wykonane roboty elewacyjne (VAT rozliczany jest po stronie niemieckiego odbiorcy w mechanizmie odwrotnego obciążenia). Brak zwolnienia z podatku budowlanego Freistellungsbescheinigung oznacza zatem, że zleceniodawca potrąca podwykonawcy z jego wynagrodzenia kwotę 49 980,00 PLN (czyli 15% od kwoty netto powiększonej o 19% podatku VAT) i przelewa na jego rachunek bankowy kwotę 230 020,00 PLN. Wypłata niższej kwoty lub całkowita odmowa płatności przez zleceniodawcę jest pozbawiona podstaw. Oznacza to, że podwykonawca może naliczać kontrahentowi ustawowe odsetki za opóźnienie, jak również złożyć pozew do sądu. Jak wskazano jednak wcześniej, należy pamiętać, że umowa łącząca strony może zawierać postanowienia uprawniające zleceniodawcę do dokonania zatrzymania.
Rejestracja i składki w SOKA-BAU
Zakres obowiązku wobec polskich firm delegujących pracowników
Obowiązek meldunku i opłacania składek wynika z powszechnie obowiązującego układu zbiorowego VTV (§ 8 ust. 1 AEntG). Dotyczy wyłącznie pracodawców delegujących pracowników wykonujących prace budowlane w rozumieniu załącznika do VTV. Solo-Selbständige bez pracowników zasadniczo nie podlegają SOKA-BAU, o ile nie zostanie zakwestionowany ich status (ryzyko Scheinselbständigkeit).
Bürgenhaftung zleceniodawcy (§ 14 AEntG) a wstrzymanie płatności
Brak rejestracji powoduje odpowiedzialność gwarancyjną zleceniodawcy wobec SOKA-BAU. Zleceniodawca może wstrzymać część wynagrodzenia jako zabezpieczenie (Zurückbehaltungsrecht lub klauzula umowna), jednak nie istnieje ustawowe prawo do całkowitej odmowy dokonania płatności. Wyrok Bundesarbeitsgericht z 17 czerwca 2020 r., sygn. akt 10 AZR 464/18, potwierdza, że za wykonaną usługę musi zostać wypłacone wynagrodzenie. Oznacza to, że dopóki SOKA-BAU nie wystąpi do zleceniodawcy jako gwaranta, zleceniodawca nie ma podstaw wstrzymania wypłaty należnego wynagrodzenia. Należy jednak pamiętać, że umowa między stronami może przewidywać wstrzymanie płatności w przypadku braku dokonania rejestracji w SOKA-BAU.
Przykładowy scenariusz branżowy
Polska spółka deleguje 12 pracowników na montaż konstrukcji stalowych – wartość kontraktu 400 000,00 EUR. Brak meldunku w SOKA-BAU – potencjalne składki ok. 72 000,00 EUR (przy łącznej stawce ok. 18%). Zleceniodawca wstrzymuje 80 000,00 EUR na podstawie klauzuli umownej. Zapłata pozostałych 320 000,00 EUR jest obowiązkowa. Całkowita odmowa zapłaty jest bezprawna – wykonawca może dochodzić pełnego wynagrodzenia pomniejszonego wyłącznie o wstrzymaną kwotę.
Zgłoszenie delegowania do Zollamt (Meldepflicht § 18 AEntG)
Charakter obowiązku i sankcje
Zgłoszenie poprzez odpowiedni portal Zollamt jest obowiązkowe przed rozpoczęciem prac. Naruszenie zagrożone jest karą administracyjną do 500 000,00 EUR (§ 23 AEntG). Brak zgłoszenia nie daje zleceniodawcy żadnego ustawowego prawa zatrzymania wynagrodzenia – ewentualne wstrzymanie wynika wyłącznie z umowy lub § 273 BGB.
Przykładowy scenariusz branżowy
Polska firma wykonuje krótkoterminowe prace dekarskie (wartość 250 000,00 EUR) bez zgłoszenia do Zoll. Zleceniodawca wstrzymuje 10% (25 000,00 EUR) na podstawie klauzuli compliance. Odmowa zapłaty pozostałych 225 000,00 EUR jest bezprawna – wykonawca może dochodzić ich natychmiast w postępowaniu o zapłatę.
FAQ – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Czy brak Freistellungsbescheinigung pozwala na całkowitą odmowę zapłaty?
Nie – jeżeli do danej transakcji ma zastosowanie § 48 EStG, zleceniodawca musi zapłacić co najmniej 85% (pozostałe 15% jako Bauabzugsteuer). Całkowita odmowa jest co do zasady sprzeczna z § 631 i § 641 BGB oraz art. 647 i 647¹ k.c. Wykonawca ma roszczenie o pozostałą kwotę.
Czy brak meldunku w SOKA-BAU blokuje całą płatność?
Nie. Zleceniodawca może wstrzymać część wynagrodzenia jako zabezpieczenie (§ 14 AEntG + klauzula umowna), ale nie ma prawa do całkowitej odmowy zapłaty za odebrane prace.
Czy brak zgłoszenia do Zollamt unieważnia fakturę?
Nie. Naruszenie Meldepflicht (§ 18 AEntG) grozi karą administracyjną, ale nie wpływa na ważność roszczenia o wynagrodzenie.
Co jeśli zleceniodawca wstrzymał 100% powołując się na brak formalności?
Działanie bezprawne. Wykonawca może uzyskać nakaz zapłaty (Mahnbescheid) w Niemczech lub wyrok w Polsce i prowadzić egzekucję.
Czy umowa Polska-Niemcy z 2003 r. zwalnia z Bauabzugsteuer?
Nie. Art. 7 w związku z art. 24 przewiduje wyłączenie z progresją w Polsce, ale nie znosi niemieckiego obowiązku potrącenia 15%.
Ile czasu ma wykonawca na zwrot potrąconego Bauabzugsteuer?
Wniosek o zwrot podatku budowlanego (niem. Erstattungsantrag) należy złożyć co do zasady do końca drugiego roku kalendarzowego następującego po roku, w którym Abzugsbetrag został zgłoszony (§ 48c ust. 2 EStG w zw. z § 48d ust. 1 EStG).
Czy JDG bez pracowników musi rejestrować się w SOKA-BAU?
Zasadniczo nie, o ile nie zostanie zakwestionowany status samodzielnego przedsiębiorcy.
Czy klauzula „płatność po okazaniu Freistellungsbescheinigung” jest skuteczna?
Co do zasady tylko w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia ryzyka podatkowego – najczęściej do 15% (Bauabzugsteuer), ewentualnie do ok. 15-20% przy podwyższonym ryzyku. Klauzula, która prowadzi do trwałego wstrzymania całości wynagrodzenia za wykonaną i odebraną usługę, jest co najmniej wysoce wątpliwa.
Jakie odsetki należą się za opóźnienie zapłaty w Niemczech?
Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych: Basiszinssatz + 9 pkt proc. (§ 288 ust. 2 BGB).
Czy zleceniodawca może potrącić składki SOKA-BAU z faktury?
Tylko na podstawie wyraźnej klauzuli umownej lub uzasadnionego Zurückbehaltungsrecht – nie ma ustawowego obowiązku ani prawa do potrącenia ponad wysokość realnego ryzyka.
Czy brak A1 blokuje płatność?
Nie bezpośrednio. Brak A1 może skutkować karami Zoll/FKS, ale nie unieważnia roszczenia o wynagrodzenie.
Co zrobić, gdy zleceniodawca wstrzymał 30% „na wszelki wypadek”?
Należy wezwać kontrahenta do zapłaty należności (np. w terminie 14 dni), a następnie, w zależności od jurysdykcji umownej i miejsca wykonania świadczenia, skierować sprawę do niemieckiego bądź polskiego sądu.
Czy escrow na 15-20% jest dobrą praktyką?
Tak – zabezpiecza obie strony i eliminuje spory o płynność.
Czy wyrok polskiego sądu o zapłatę jest uznawany w Niemczech?
Tak – na podstawie rozporządzenia Bruxelles I bis. Więcej o uznawaniu polskich wyroków w Niemczech znajdą Państwo we wpisie „polskie orzeczenia w państwach niemieckojęzycznych.”
Czy w 2025 r. zmieniły się zasady Bauabzugsteuer?
Zasadnicze zasady Bauabzugsteuer (stawka 15%, zakres zastosowania, znaczenie Freistellungsbescheinigung, BMF z 19.07.2022 r.) pozostają aktualne. Na mocy zmian wprowadzanych kolejnymi Jahressteuergesetzen (w szczególności 2022 i 2024) od 01.01.2025 r. zgłoszenie Bauabzugsteuer co do zasady musi następować elektronicznie, a formularze papierowe są dopuszczalne jedynie w wyjątkowych przypadkach (tzw. Härtefälle). Dodatkowo od 01.01.2026 r. wniosek o zwrot Bauabzugsteuer będzie mógł być składany co do zasady wyłącznie elektronicznie (§ 48c EStG po zmianie Jahressteuergesetz 2024).
Konkluzje i rekomendacje praktyczne
Niemiecki kontrahent nie może legalnie odmówić zapłaty faktury w całości z powodu braku Freistellungsbescheinigung, meldunku w SOKA-BAU lub zgłoszenia do Zollamt. Jedynym ustawowym potrąceniem jest 15% Bauabzugsteuer (§ 48 EStG). Wszelkie dalsze wstrzymania mają charakter umowny lub ochronny i nie mogą prowadzić do całkowitego pozbawienia wykonawcy wynagrodzenia za odebrane prace. Zarządy spółek i przedsiębiorcy indywidualni powinni zapewnić uzyskanie Freistellungsbescheinigung oraz prawidłowe zgłoszenia przed rozpoczęciem prac, a w umowach wprowadzać klauzule escrow na poziomie zbliżonym do 15% (ewentualnie do 20% przy podwyższonym ryzyku) jako kompromisowe zabezpieczenie. Brak compliance nie zwalnia niemieckiego zleceniodawcy z obowiązku zapłaty – daje jedynie ograniczone narzędzia ochronne.
W przypadku jakichkolwiek pytań w sprawach związanych z podatkiem budowlanym, Freistellungsbescheinigung, SOKA-BAU czy Zollamt zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.