Krótki przegląd artykułu
Delegowanie pracowników do Niemiec w 2025 roku wymaga przestrzegania przepisów Mindestlohngesetz (MiLoG), Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) oraz dyrektywy 96/71/WE. Polskie firmy muszą zgłaszać pracowników w portalu Zollamt przed rozpoczęciem pracy, rejestrować się w SOKA-BAU w sektorze budowlanym (składka urlopowa 15,1%, pełny pakiet 20,2% w landach zachodnich, 18,7% na wschodzie) i zapewniać ustawową płacę minimalną 12,82 EUR/godz. zgodnie z MiLoG, która od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje we wszystkich sektorach, w tym w budownictwie, zastępując dawne kategorie „Mindestlohn 1” i „Mindestlohn 2”. W sektorze budowlanym dodatkowo stosuje się stawki taryfowe układu zbiorowego VTV Bau: dla fachowców (Lohngruppe 2) 16,10 EUR/godz. w landach zachodnich i 15,04 EUR/godz. na wschodzie, a dla pomocników (Lohngruppe 1) 13,73 EUR/godz. na zachodzie i 12,65 EUR/godz. na wschodzie w 2025 roku. Artykuł omawia procedury, rozliczenia podatkowo-ubezpieczeniowe, błędy takie jak pozorne samozatrudnienie (Scheinselbständigkeit) oraz strategie ich unikania. Tekst opiera się na orzecznictwie TSUE (C-205/17) i BFH (I R 47/20), z praktycznymi wskazówkami i case studies.
Wymogi prawne dotyczące delegowania pracowników do Niemiec
Delegowanie polskich pracowników do Niemiec regulują przepisy unijne i niemieckie, które zapewniają ochronę praw pracowników i zgodność z lokalnymi standardami zatrudnienia. Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług wymaga zapewnienia minimalnych warunków zatrudnienia, takich jak płaca minimalna, czas pracy i urlop. W Niemczech standardy te egzekwują Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) oraz Mindestlohngesetz (MiLoG). Zgodnie z § 16 MiLoG, polska firma musi zgłosić pracowników w portalu Zollamt (Meldeportal) przed rozpoczęciem pracy, podając dane firmy, pracownika, miejsce, czas świadczenia usług i branżę. Nowe zgłoszenie jest wymagane przy każdej zmianie załogi, projektu lub miejsca budowy, nawet w ramach tej samej firmy (§ 18 AEntG). Niedopełnienie obowiązku zgłoszeniowego grozi karą do 30 000,00 EUR za zwykłe naruszenia lub do 500 000,00 EUR za ciężkie uchybienia, takie jak uporczywe niewypłacanie płacy minimalnej (§ 21 MiLoG, Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldandrohung). W sektorze budowlanym konieczna jest rejestracja w SOKA-BAU, która zarządza funduszem urlopowym. Składka na minimalny urlop wynosi 15,1% wynagrodzenia brutto, a pełny pakiet (urlop, Berufsbildung, Zusatzversorgung) w landach zachodnich to 20,2%, na wschodzie 18,7% w 2025 roku. Kopie zgłoszenia do Zoll, A1 oraz ewidencję czasu pracy należy trzymać na terenie budowy w języku niemieckim lub angielskim (§ 19 AEntG).
Zgłoszenie do Zollamt
Zgłoszenie w Meldeportal Zollamt jest obowiązkowe dla branż objętych MiLoG, takich jak budownictwo, transport, usługi sprzątające czy logistyka. Zgodnie z § 18 AEntG, zgłoszenie należy złożyć elektronicznie przed pierwszym dniem pracy, podając dane pracodawcy, pracownika, okres delegowania, kontrahenta niemieckiego oraz miejsce pracy. Nowe zgłoszenie jest wymagane przy każdej zmianie załogi, projektu lub miejsca budowy, co często jest pomijane przez firmy. Brak zgłoszenia lub błędy w formularzu mogą skutkować karami administracyjnymi (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia). Wyrok TSUE C-205/17 z 6 września 2018 roku w sprawie Walltopia AD przeciwko Direktor na Direktsia „Obzhalvane i upravlenie na izpalnenieto“ – Varna potwierdza proporcjonalność kar za brak notyfikacji delegowania, uznając bułgarski system online za nadmiernie uciążliwy, ale sankcje do 3 000,00 BGN (ok. 1 500,00 EUR) za dopuszczalne.
Case study: Polska firma budowlana deleguje 10 pracowników do budowy hali w Monachium. Zgłoszenie w Zollamt zostaje złożone prawidłowo, ale przy zmianie miejsca budowy na inny obiekt w tej samej firmie firma nie składa nowego zgłoszenia. Kontrola Zollamt nakłada karę 12 000,00 EUR za naruszenie § 18 AEntG (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia). Kancelaria pomaga wprowadzić procedury zgłaszania każdej zmiany miejsca pracy, zapewniając zgodność z wymogami.
Rejestracja w SOKA-BAU i minimalny urlop
Firmy budowlane muszą zarejestrować się w SOKA-BAU, instytucji zarządzającej funduszem urlopowym dla pracowników wykonujących prace takie jak wznoszenie budynków, roboty drogowe czy instalacje (§ 1 SOKA-BAU-Verfahrensordnung). Składka na minimalny urlop wynosi 15,1% wynagrodzenia brutto, a pełny pakiet w landach zachodnich (urlop, Berufsbildung, Zusatzversorgung) to 20,2%, na wschodzie 18,7% w 2025 roku. Brak rejestracji skutkuje karami do 50 000,00 EUR, obowiązkiem zapłaty zaległych składek oraz odsetkami ustawowymi (§ 14 Abs. 4 VTV). SOKA-BAU zapewnia pracownikom prawo do niemieckiego urlopu wypoczynkowego, co jest istotne przy długoterminowych projektach.
Przykład: Polska firma remontowa świadczy usługi w Berlinie, ale nie rejestruje się w SOKA-BAU, zakładając, że dotyczy to tylko dużych inwestycji. Po kontroli Zollamt otrzymuje karę 35 000,00 EUR, nakaz zapłaty zaległych składek oraz odsetki ustawowe (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia). Kancelaria pomaga firmie zarejestrować się w SOKA-BAU i dostosować rozliczenia.
Wskazówki dotyczące wymogów prawnych
Zgłaszanie pracowników w Meldeportal Zollamt przed rozpoczęciem każdej usługi, przy zmianie załogi lub miejsca budowy, jest kluczowe dla uniknięcia kar. Kopie zgłoszenia, A1 i ewidencji czasu pracy muszą być dostępne na miejscu pracy w języku niemieckim lub angielskim (§ 19 AEntG). W sektorze budowlanym rejestracja w SOKA-BAU i odprowadzanie składek (15,1% na urlop, 20,2% pełny pakiet w landach zachodnich, 18,7% na wschodzie) są obowiązkowe. Przy robotach budowlanych niemiecki inwestor co do zasady potrąca 15% podatku źródłowego (§ 48 EStG), chyba że przedstawisz Freistellungsbescheinigung z Finanzamt.
Rozliczenia pracowników delegowanych w Polsce i Niemczech
Rozliczenia pracowników delegowanych obejmują wynagrodzenie, składki na ubezpieczenia społeczne i podatki, co wymaga koordynacji między polskimi a niemieckimi przepisami. Dyrektywa 96/71/WE nakazuje zapewnienie niemieckiej płacy minimalnej, która od 1 stycznia 2025 roku wynosi 12,82 EUR/godzinę we wszystkich sektorach, w tym w budownictwie, zgodnie z MiLoG, zastępując dawne kategorie „Mindestlohn 1” i „Mindestlohn 2”, z planowanym wzrostem do 13,90 EUR/godzinę od 1 stycznia 2026 roku, choć projekt czeka na zatwierdzenie Bundesratu (Bundesministerium für Arbeit und Soziales). W budownictwie obowiązują wyższe stawki tarifowe układu zbiorowego VTV Bau: dla fachowców (Lohngruppe 2) 16,10 EUR/godzinę w landach zachodnich i 15,04 EUR/godzinę na wschodzie, a dla pomocników (Lohngruppe 1) 13,73 EUR/godzinę na zachodzie i 12,65 EUR/godzinę na wschodzie w 2025 roku. Wynagrodzenie podlega opodatkowaniu PIT w Polsce oraz składkom ZUS, chyba że pracownik podlega niemieckim ubezpieczeniom społecznym. Pracodawca delegujący musi prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy delegowanych (MiLoG-Aufzeichnungspflichten) przez 2 lata – naruszenie grozi karą do 30 000,00 EUR. W sektorze transportowym obowiązują odrębne zasady ewidencji czasu pracy kierowców.
Ubezpieczenia społeczne i zaświadczenie A1
Zgodnie z art. 12 rozporządzenia UE 883/2004 (EUR-Lex), pracownicy delegowani pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych przez maksymalnie 24 miesiące, jeśli firma prowadzi znaczącą działalność w Polsce. ZUS wydaje zaświadczenie A1, potwierdzające podleganie polskiemu systemowi. Brak A1 może skutkować obowiązkiem opłacania składek na Sozialversicherung w Niemczech, co zwiększa koszty. Zaświadczenie A1 jest kluczowe podczas kontroli Zollamt.
Case study: Polska firma logistyczna deleguje kierowców do Niemiec bez A1. Niemiecki urząd nakłada obowiązek opłacania składek na Sozialversicherung, generując koszty 18 000,00 EUR miesięcznie (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia). Kancelaria pomaga uzyskać A1 i odzyskuje nadpłacone składki, dostosowując procedury do rozporządzenia 883/2004.
Podatki od wynagrodzeń
Zgodnie z art. 15 UPO Polska–Niemcy (Dz.U. 2005 nr 12, poz. 90), wynagrodzenie pracownika delegowanego podlega opodatkowaniu w Polsce, jeśli pobyt w Niemczech nie przekracza 183 dni w roku kalendarzowym, wynagrodzenie wypłaca pracodawca z siedzibą w Polsce, a firma nie posiada zakładu w Niemczech. W przypadku przekroczenia tych warunków, wynagrodzenie może podlegać opodatkowaniu w Niemczech (Lohnsteuer), co wymaga rejestracji w Finanzamt. Wyrok BFH z 7 czerwca 2023 roku (I R 47/20, BStBl II 2024, S. 115) dotyczący uznania projektu fotowoltaicznego za zakład podatkowy (Betriebsstätte) wskazuje na konieczność weryfikacji statusu zakładu dla celów podatkowych.
Przykład: Polska firma IT deleguje programistę na 3 miesiące do Niemiec. Wynagrodzenie jest opodatkowane w Polsce, a firma przedstawia A1, unikając składek na Sozialversicherung. Kancelaria weryfikuje brak zakładu, zapewniając zgodność z UPO.
Wskazówki dotyczące rozliczeń
Uzyskanie zaświadczenia A1 przed delegowaniem minimalizuje ryzyko składek na Sozialversicherung. Monitorowanie czasu pobytu pracowników w Niemczech pozwala prawidłowo stosować przepisy UPO. Przy robotach budowlanych uzyskanie Freistellungsbescheinigung z Finanzamt zapobiega potrąceniu 15% podatku źródłowego (§ 48 EStG). Prowadzenie ewidencji czasu pracy przez 2 lata jest obowiązkowe zgodnie z MiLoG. Kopie dokumentów (zgłoszenie Zoll, A1, ewidencja czasu pracy) muszą być dostępne na miejscu pracy w języku niemieckim lub angielskim (§ 19 AEntG). Złożoność rozliczeń, w tym weryfikacja statusu zakładu, wymaga konsultacji z kancelarią specjalizującą się w prawie podatkowym i pracy.
Najczęstsze błędy polskich firm przy delegowaniu i jak ich unikać
Polskie firmy często napotykają trudności przy delegowaniu pracowników do Niemiec, co prowadzi do kar, sporów z Zollamt, Finanzamt lub SOKA-BAU. Najczęstsze błędy to brak zgłoszeń do Zollamt, niezarejestrowanie w SOKA-BAU, pozorne samozatrudnienie oraz nieprawidłowe rozliczenia podatkowo-ubezpieczeniowe.
Brak zgłoszeń do Zollamt i SOKA-BAU
Niezłożenie zgłoszenia w Meldeportal Zollamt lub brak rejestracji w SOKA-BAU to powszechne uchybienia. Zgodnie z § 21 MiLoG, brak zgłoszenia grozi karą do 30 000,00 EUR, a w przypadku ciężkich naruszeń do 500 000,00 EUR. W sektorze budowlanym brak rejestracji w SOKA-BAU skutkuje karami do 50 000,00 EUR, obowiązkiem zapłaty zaległych składek oraz odsetkami ustawowymi (§ 14 Abs. 4 VTV).
Case study: Polska firma sprzątająca świadczy usługi w Hamburgu bez zgłoszenia do Zollamt, zakładając, że 3-dniowe zlecenie nie wymaga formalności. Kontrola Zollamt nakłada karę 18 000,00 EUR (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia). Kancelaria wprowadza procedury zgłaszania każdej usługi.
Pozorne samozatrudnienie i sankcje
Pozorne samozatrudnienie (Scheinselbständigkeit), czyli zatrudnianie pracowników na umowach cywilnoprawnych w celu uniknięcia składek, jest surowo karane (§ 7a SGB IV). Zollamt może uznać stosunek pracy, nakładając kary do 50 000,00 EUR i obowiązek zapłaty składek na Sozialversicherung.
Przykład: Polska firma budowlana zatrudnia pracowników na umowach o dzieło w projekcie w Dreźnie. Zollamt uznaje Scheinselbständigkeit, nakładając karę 45 000,00 EUR (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia). Kancelaria pomaga dostosować umowy do wymogów niemieckich.
Nieprawidłowe rozliczenia budżetowe
Błędy w rozliczeniach wynikają z braku A1, niestosowania płacy minimalnej (12,82 EUR/godz. zgodnie z MiLoG lub wyższych stawek VTV Bau w budownictwie) lub niezarejestrowania w Finanzamt przy długotrwałym delegowaniu. Takie uchybienia prowadzą do kar i zaległości.
Case study: Polska firma transportowa nie wypłaca kierowcom płacy minimalnej 12,82 EUR/godz., co skutkuje karą 30 000,00 EUR (kwota przykładowa – wysokość sankcji zależy od stopnia zawinienia).
Wskazówki dotyczące unikania błędów
Zgłaszanie pracowników w Zollamt przed każdą usługą, przy zmianie załogi lub miejsca budowy, rejestracja w SOKA-BAU oraz weryfikacja umów pod kątem Scheinselbständigkeit minimalizują ryzyko. Uzyskanie A1, monitorowanie czasu pobytu pracowników oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy przez 2 lata (z uwzględnieniem regulacji dla kierowców) są kluczowe. Kopie dokumentów muszą być dostępne na miejscu pracy w języku niemieckim lub angielskim (§ 19 AEntG). Przy robotach budowlanych uzyskanie Freistellungsbescheinigung z Finanzamt zapobiega potrąceniu 15% podatku źródłowego (§ 48 EStG). Konsultacja z kancelarią zapewnia zgodność z przepisami.
Delegowanie do Niemiec: jak spełnić wymogi i uniknąć kar?
Zgłoszenie w Meldeportal Zollamt przed rozpoczęciem pracy, przy zmianie załogi lub miejsca budowy jest obowiązkowe, aby uniknąć kar do 30 000,00 EUR lub 500 000,00 EUR za ciężkie naruszenia (§ 21 MiLoG). Kopie zgłoszenia, A1 i ewidencji czasu pracy muszą być dostępne na miejscu pracy w języku niemieckim lub angielskim (§ 19 AEntG). W budownictwie rejestracja w SOKA-BAU (składka 15,1% na urlop, 20,2% pełny pakiet w landach zachodnich, 18,7% na wschodzie) jest niezbędna. Unikanie Scheinselbständigkeit wymaga weryfikacji umów zgodnie z § 7a SGB IV. Zaświadczenie A1, płaca minimalna (12,82 EUR/godz. zgodnie z MiLoG, w budownictwie stawki VTV Bau: 16,10 EUR/godz. dla fachowców na zachodzie, 15,04 EUR/godz. na wschodzie, 13,73 EUR/godz. dla pomocników na zachodzie, 12,65 EUR/godz. na wschodzie) oraz ewidencja czasu pracy przez 2 lata (z uwzględnieniem odpowiednich w tym zakresie przepisów dla kierowców) zapewniają zgodność. Przy robotach budowlanych uzyskanie Freistellungsbescheinigung z Finanzamt zapobiega potrąceniu 15% podatku źródłowego (§ 48 EStG). Długotrwałe delegowanie może wymagać rejestracji w Finanzamt.
Przykład: Polska firma instalacyjna zgłasza pracowników w Zollamt, rejestruje się w SOKA-BAU, uzyskuje Freistellungsbescheinigung i przechowuje dokumenty na placu budowy, unikając kar i potrącenia podatkowego. Kancelaria weryfikuje umowy, A1 i ewidencję czasu pracy, zapewniając zgodność.
Podsumowanie
Delegowanie pracowników do Niemiec w 2025 roku wymaga zgłoszeń w Zollamt przed rozpoczęciem pracy, przy zmianie załogi lub miejsca budowy, rejestracji w SOKA-BAU (składka 15,1% na urlop, 20,2% pełny pakiet w landach zachodnich, 18,7% na wschodzie), stosowania płacy minimalnej 12,82 EUR/godz. zgodnie z MiLoG (zastępującej dawne „Mindestlohn 1/2”, we wszystkich sektorach, w tym w budownictwie; w budownictwie stawki VTV Bau: 16,10 EUR/godz. dla fachowców na zachodzie, 15,04 EUR/godz. na wschodzie, 13,73 EUR/godz. dla pomocników na zachodzie, 12,65 EUR/godz. na wschodzie) oraz uzyskania A1. Prowadzenie ewidencji czasu pracy przez 2 lata jest obowiązkowe (MiLoG-Aufzeichnungspflichten), a naruszenie grozi karą do 30 000,00 EUR. Kopie dokumentów muszą być dostępne na miejscu pracy w języku niemieckim lub angielskim (§ 19 AEntG). Przy robotach budowlanych uzyskanie Freistellungsbescheinigung z Finanzamt zapobiega potrąceniu 15% podatku źródłowego (§ 48 EStG). Unikanie Scheinselbständigkeit i prawidłowe rozliczenia minimalizują ryzyko kar do 500 000,00 EUR. Złożoność procedur wymaga konsultacji z kancelarią prawną.
W przypadku jakichkolwiek pytań w sprawach związanych z delegowaniem pracowników do Niemiec zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.