Przegląd (Overview)
W obliczu rosnącej aktywności polskich przedsiębiorstw w delegowaniu pracowników do Niemiec, kontrola ze strony niemieckiego urzędu celnego (Zoll; Finanzkontrolle Schwarzarbeit – FKS) stanowi istotne wyzwanie dla zapewnienia zgodności z regulacjami prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz minimalnego wynagrodzenia. Niniejszy artykuł omawia przygotowanie do inspekcji pracowników delegowanych, opierając się na niemieckich przepisach Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), w tym § 18 dotyczącym obowiązku zgłoszenia delegowania, oraz Mindestlohngesetz (MiLoG), w tym § 17 MiLoG (obowiązki ewidencyjne) w powiązaniu z MiLoDokV (zakres i terminy dokumentacji), a także polskiej ustawie z dnia 10.06.2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. 2016 poz. 868, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1234, z późn. zm.) oraz aktach wykonawczych, w tym rozporządzeniach implementujących dyrektywy Unii Europejskiej takich jak 2014/67/UE i 2018/957/UE. Szczegółowo analizowane są wymagane dokumenty, w tym zaświadczenie A1, umowy o pracę, ewidencja czasu pracy oraz listy płac, z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia na poziomie 12,82 EUR brutto za godzinę od dnia 01.01.2025 r., przy zastrzeżeniu ewentualnych wyższych stawek branżowych wynikających z układów zbiorowych (Tarifverträge). Przedstawiono kroki przygotowawcze, przykłady z praktyki branżowej w sektorach budowlanym i transportowym, scenariusze ryzyka, problematykę fikcyjnego samozatrudnienia (Scheinselbständigkeit) oraz sekcję FAQ. Artykuł analizuje praktyczne skutki naruszenia przepisów o delegowaniu pracowników, w tym sankcje administracyjne do 500 000,00 EUR przewidziane w § 23 AEntG i § 21 MiLoG. Wskazano także kierunki orzecznictwa Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht), m.in. wyrok z 04.12.2024 r. (sygn. akt 5 AZR 272/23), w którym omówiono zasady rozliczeń po stwierdzeniu występowania fikcyjnego samozatrudnienia.
Zakres artykułu obejmuje delegowanie pracowników zgodnie z AEntG i MiLoG, z wyłączeniem użyczenia pracowników (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – AÜG). W przypadku chęci zasięgnięcia większej ilości informacji odnośnie użyczenia pracowników do Niemiec zapraszamy na stronę dot. użyczenia pracowników niemieckiemu kontrahentowi.
Podstawa prawna kontroli Zoll w kontekście delegowania pracowników do Niemiec
Kontrole ze strony niemieckiego urzędu celnego (Zoll) pracowników delegowanych z Polski do Niemiec opierają się na unijnych, niemieckich oraz polskich regulacjach, mających na celu ochronę określonych w przepisach minimalnych warunków zatrudnienia w ramach transgranicznego świadczenia usług. Zgodnie z art. 1 AEntG, ustawa ta transponuje dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16.12.1996 r. w sprawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmienioną dyrektywą 2018/957/UE, nakładając na zagranicznych pracodawców obowiązek przestrzegania niemieckich standardów w sektorach wysokiego ryzyka, takich jak budownictwo, transport drogowy czy opieka zdrowotna, gdzie polskie firmy często angażują personel. Niemieckie organy celne (Zoll) posiadają uprawnienia do kontroli terenowych oraz administracyjnych na podstawie §§ 16-19 AEntG (§ 16 właściwość FKS/Zoll, § 17 uprawnienia kontrolne, § 18 meldunek, § 19 dokumenty – miejsce przechowywania, język, dostępność), umożliwiając dostęp do dokumentacji bez uprzedniego zawiadomienia, co ma na celu weryfikację zgodności z minimalnymi warunkami pracy.
Uzupełniająco – przepisy MiLoG regulują minimalne wynagrodzenie. Zgodnie z § 1 Vierte Mindestlohnanpassungsverordnung (MiLoV 2024) ustawowy minimalny poziom wynosi 12,82 EUR brutto za godzinę od 01.01.2025 r., przy czym w branżach objętych układami zbiorowymi (Tarifverträge/TVG) mogą obowiązywać stawki wyższe. Tzw. Mindestlohnkommission w uchwale z dnia 27.06.2025 r. zarekomendowała dalsze podwyżki minimalnego wynagrodzenia do poziomu 13,90 EUR brutto za godzinę (od 01.01.2026 r.) i 14,60 EUR brutto za godzinę (od 01.01.2027 r.) – są to rekomendacje, które wejdą w życie dopiero po wydaniu stosownego rozporządzenia BMAS. Przepis § 1 MiLoG określa prawo do minimalnego wynagrodzenia, obligując pracodawców do wypłaty wynagrodzenia co najmniej w wysokości ustawowego minimum. W polskim porządku prawnym ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, nakłada obowiązek uzyskania zaświadczenia A1 z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, potwierdzającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych zgodnie z art. 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29.04.2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W sektorze transportowym dodatkowo stosuje się ustawę z dnia 28.07.2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz.U. 2023 poz. 1523 z późn. zm.), modyfikującą zasady ewidencji i zgłoszeń dla kierowców międzynarodowych.
Niemieckie sądy pracy (Arbeitsgerichte) w utrwalonym orzecznictwie podkreślają, że brak faktycznej niezależności wykonawcy lub jego ekonomiczne podporządkowanie zlecającemu może skutkować rekwalifikacją stosunku cywilnoprawnego w stosunek pracy (Scheinselbständigkeit). Przykładem jest wyrok Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht) z dnia 04.12.2024 r. (sygn. akt 5 AZR 272/23), w którym przesądzono obowiązek rozliczenia i zwrotu części honorariów po uznaniu samozatrudnienia za pozorne.
Analogicznie, w Polsce kryteria oceny charakteru stosunku prawnego wynikają z art. 22 § 1 k.p. Rozróżnienie między delegowaniem pracowników a współpracą B2B ma kluczowe znaczenie dla zakresu obowiązków dokumentacyjnych i odpowiedzialności pracodawcy.
Po więcej informacji odnośnie wysyłania pracowników do RFN zapraszamy na stronę dot. delegowania pracowników z UE do Niemiec oraz delegowania pracowników spoza UE do Niemiec.
Rozróżnienie statusu: pracownicy delegowani versus podwykonawcy na umowach B2B
Przed omówieniem szczegółów kontroli, niezbędne jest precyzyjne odróżnienie pracowników delegowanych od podwykonawców działających na podstawie umów B2B. Pracownicy delegowani to osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, wysyłane tymczasowo do Niemiec przez polskiego pracodawcę w celu świadczenia usług. Takie delegowanie podlega w pełni regulacjom określonym w AEntG oraz MiLoG. Z tego powodu wymagane jest m.in. dokonanie zgłoszenia delegowania, prowadzenie ewidencji czasu pracy, czy zapewnienie minimalnego wynagrodzenia.
Umowy B2B dotyczą natomiast niezależnych przedsiębiorców, np. osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, świadczących usługi na własny rachunek, co wynika z art. 353¹ k.c. w Polsce oraz § 611a BGB w Niemczech. W odniesieniu do nich nie stosuje się przepisów dot. obowiązków związanych z delegowaniem, takich jak np. meldunek w Zoll, o ile nie zostanie wykazane fikcyjne samozatrudnienie (Scheinselbständigkeit) zgodnie z § 7 Sozialgesetzbuch IV, np. z powodu braku ryzyka gospodarczego lub zależności ekonomicznej. Osoby samozatrudnione również powinny posiadać zaświadczenie A1, potwierdzające podleganie ustawodawstwu właściwemu określonemu w ubezpieczeniach społecznych, jeżeli czasowo świadczą usługi w innym państwie Unii Europejskiej. Niemieckie organy, w tym Zoll, surowo kontrolują ww. kwestie w branży budownictwa – w 2025 r. wzmożone inspekcje obejmują weryfikację niezależności, co może prowadzić do retroaktywnego naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz kar nawet do 500 000,00 EUR. Polskie firmy powinny zatem wykazać niezależność „zatrudnianych” podwykonawców, np. poprzez brak występowania zależności i podporządkowania, wystawianie własnych faktur, posiadanie własnego sprzętu, a także własnego ubezpieczenia oraz brak wyłączności.
Kontrola FKS (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) – przebieg i typowe pytania
Inspekcja Zoll obejmuje weryfikację warunków zatrudnienia pracowników delegowanych, koncentrując się na zgodności z minimalnymi warunkami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz obowiązkami z AEntG/MiLoG (we współdziałaniu z innymi organami w razie potrzeby). Kontrole prowadzi Zoll/FKS na podstawie §§ 16-19 AEntG (właściwość i uprawnienia kontrolne, obowiązek zgłoszeniowy oraz obowiązki dokumentacyjne) – mogą one być prowadzone z powodu dokonanego zgłoszenia delegowania poprzez portal Meldestelle lub w ramach rutynowych działań nadzoru, szczególnie w branżach mobilnych jak transport czy budownictwo. Przebieg typowej inspekcji rozpoczyna się od żądania okazania dokumentów na miejscu pracy w Niemczech, gdzie inspektorzy Zoll/FKS weryfikują przede wszystkim obowiązki wynikające z AEntG oraz MiLoG (w szczególności wynagrodzenie minimalne, ewidencje oraz meldunek), a informacje dotyczące przestrzegania przepisów o czasie pracy na gruncie ArbZG przekazują właściwym organom nadzoru pracy landów. Egzekwowanie przepisów o czasie pracy wynikających z Arbeitszeitgesetz (ArbZG) co do zasady należy do organów nadzoru pracy krajów związkowych. Limity czasu pracy wynikają z ArbZG (co do zasady 8 h/dzień, dopuszczalnie do 10 h z wyrównaniem w okresie 6 mies./24 tyg.; średnio 48 h/tydz.; odpoczynek dobowy 11 h – § 3 i § 5 ArbZG).
Kontrola może trwać od kilku godzin do nawet kilku dni, w zależności od skali delegowania, i obejmuje wywiady z pracownikami w celu potwierdzenia rzeczywistego charakteru delegowania. Przed delegowaniem polskie podmioty muszą przygotować tłumaczenia dokumentów na język niemiecki, na co wskazuje § 19 ust. 2 AEntG. Dokumenty muszą być dostępne w Niemczech i udostępniane w języku niemieckim w okresie świadczenia pracy, a następnie przechowywane co najmniej 2 lata (z zapewnieniem dostępu odpowiednim organom – § 19 ust. 2 AEntG / MiLoDokV). W przypadku pracowników budowlanych dokumenty muszą być dostępne na placu budowy. Brak tłumaczeń traktuje się w praktyce jako brak dokumentu (§ 19 ust. 2 AEntG). W 2025 r. inspekcje częściej weryfikują tytuły pobytowe, w tym wizy Vander Elst dla obywateli państw trzecich delegowanych przez polskie firmy (reżim wynikający z orzeczenia TSUE w sprawie C-43/93 – „Vander Elst”), zgodnie z wytycznymi Auswärtiges Amt. Brak współpracy może skutkować grzywnami i decyzjami administracyjnymi (w tym zakazami lub ograniczeniami) na podstawie właściwych przepisów AEntG i MiLoG. W praktyce może to prowadzić do przerwania robót budowlanych do czasu usunięcia stwierdzonych uchybień. Górne pułapy sankcji dla najcięższych naruszeń określają odpowiednio § 23 AEntG i § 21 MiLoG (tj. do 500 000,00 EUR w odniesieniu do najpoważniejszych deliktów).
Wymagana dokumentacja podczas kontroli Zoll
Przygotowanie kompletnej dokumentacji jest kluczowe w procesie delegowania pracowników do Niemiec. Centralnym elementem jest zaświadczenie A1, wydawane przez ZUS na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004, potwierdzające podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych przez okres do 24 miesięcy. Dokument ten musi być dostępny w formie elektronicznej lub papierowej. Braki dokumentacyjne w obszarze MiLoG/MiLoDokV podlegają sankcjom z § 21 MiLoG (co do zasady do kwoty 30 000,00 EUR), natomiast naruszenia obowiązków wynikających z AEntG (np. meldunku lub przechowywania dokumentów w Niemczech) – sankcjom z § 23 AEntG (dla najcięższych naruszeń do 500 000,00 EUR). Umowy o pracę lub tzw. aneksy delegacyjne, określające miejsce wykonywania pracy w Niemczech, powinny zawierać klauzule dotyczące warunków, w tym diet i zakwaterowania.
Ewidencja czasu pracy, prowadzona zgodnie z § 17 MiLoG oraz rozporządzeniem o dokumentacji minimalnego wynagrodzenia (MiLoDokV) musi obejmować dokładne zapisy godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy dziennie, z uwzględnieniem przerw. Ewidencja musi zostać sporządzona najpóźniej do końca 7 dnia po dniu pracy (MiLoDokV) oraz być przechowywana co najmniej przez 2 lata (z zapewnieniem dostępu na żądanie odpowiednim organom – § 19 ust. 2 AEntG / MiLoDokV). Listy płac, wykazujące wypłatę co najmniej na poziomie 12,82 EUR brutto za godzinę lub wyższą stawkę branżową, wymagają często uzupełnienia o dowody w formie potwierdzeń przelewów bankowych.
W sektorze budowlanym pracodawcy zatrudniający pracowników są objęci systemem SOKA-Bau (ULAK) z obowiązkiem comiesięcznego raportowania i odprowadzania składek na fundusz urlopowy/szkoleniowy (zgodnie z VTV dla budownictwa; wyjątki wynikają z wyłączeń branżowych i zakresowych). Samozatrudnieni „Einmannbetriebe / Einzelunternehmer” co do zasady nie podlegają regulacjom SOKA-Bau, jednak przy stwierdzeniu występowania fikcyjnego samozatrudnienia (tzw. Scheinselbständigkeit) SOKA-Bau może dochodzić składek za określony czas wstecz. Orzecznictwo w tym obszarze jest zróżnicowane i zależy od okoliczności konkretnej sprawy, zwłaszcza od sposobu organizacji pracy oraz stopnia ryzyka gospodarczego ponoszonego przez wykonawcę. Należy pamiętać, że brak kompletnej dokumentacji – w szczególności jej tłumaczenia na język niemiecki – może skutkować nałożeniem grzywny.
Po więcej informacji dot. SOKA-Bau zapraszamy na stronę dot. SOKA-Bau oraz problematyki delegowania pracowników branży budowlanej do Niemiec.
Obowiązki ewidencyjne z § 17 MiLoG i MiLoDokV nie dotyczą co do zasady osób o stałym wynagrodzeniu przekraczającym 4 461,00 EUR brutto miesięcznie (z pewnymi wyjątkami branżowymi). Po 12 miesiącach nieprzerwanego zatrudnienia zwolnienie to obejmuje również osoby osiągające co najmniej 2 974,00 EUR brutto miesięcznie. Progi te wynikają z § 1 MiLoDokV (po zmianie ogłoszonej 15.12.2023 r.) i są powiązane z poziomem ustawowego minimum (stan na 2025 r.).
Procedura meldunkowa i zgłoszeniowa w systemie Zoll – AEntG § 18 zgłoszenie
Zgłoszenie delegowania pracowników do Niemiec odbywa się online poprzez portal Meldestelle niemieckiego urzędu celnego (Zoll) i jest regulowane § 18 AEntG; obejmuje m.in. dane pracodawcy, dane pracowników, okres delegowania, branżę, adres w Niemczech osoby odpowiedzialnej oraz miejsce przechowywania dokumentów w Niemczech. Proces wymaga podania danych pracodawcy, pracowników, okresu delegowania, branży oraz miejsca pracy, w tym „adres w Niemczech osoby odpowiedzialnej” i „miejsce w Niemczech przechowywania dokumentów”. Zgłoszenia należy dokonać przed rozpoczęciem świadczenia pracy w Niemczech (praktycznie – przed startem pierwszej zmiany; w praktyce przyjmuje się zgłoszenie na minimum 1 dzień przed rozpoczęciem świadczenia pracy). W przypadku opóźnienia, sankcje administracyjne mogą wynieść od kilku tysięcy do 500 000,00 EUR w zależności od naruszenia, zgodnie z § 23 AEntG, z możliwością wstrzymania prac. W praktyce widełki sankcji bywają niższe, a 500 000,00 EUR dotyczy najcięższych naruszeń. Polskie firmy powinny przygotować dane w języku niemieckim lub angielskim, w tym numery identyfikacyjne (np. NIP, REGON) i potwierdzenie ubezpieczenia delegowanych pracowników.
W sektorze transportowym zgłoszenia dla kierowców międzynarodowych uwzględniają specyfikę tras, z ewidencją elektroniczną poprzez system IMI. Praktyczna wskazówka: utrzymywać wersje elektroniczne zgłoszeń, z potwierdzeniami odbioru, oraz wyznaczyć dane kontaktowe do osoby upoważnionej w Niemczech, co jest wymagane w praktyce meldunku (Meldeportal prosi o dane kontaktowe), choć nie kategorycznie w § 18 AEntG; podstawę stanowią § 19 ust. 2 AEntG i wzorce meldunkowe Zoll. Brak meldunku często prowadzi do kontroli granicznych, co ilustruje decyzja Zoll z 2025 r. w sprawie polskiej firmy transportowej, gdzie naruszenie skutkowało nałożeniem kary w wysokości 15 000,00 EUR i opóźnieniami w dostawach.
Przygotowanie krok po kroku do inspekcji pracowników delegowanych
Przygotowanie do kontroli Zoll wymaga systematycznego podejścia, zaczynając od wewnętrznego audytu. W pierwszym kroku, przedsiębiorstwo winno zweryfikować status delegowania poprzez analizę umów z niemieckimi kontrahentami, zapewniając tymczasowy charakter usługi, nie przekraczający 12 miesięcy bez uzasadnienia, zgodnie z art. 3 dyrektywy 2018/957/UE. Następnie, uzyskać zaświadczenia A1 dla każdego pracownika lub osoby samozatrudnionej, składając wnioski do ZUS z wyprzedzeniem miesięcznym, z możliwością przedłużenia na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004. Podkreślić należy, że po upływie okresu 12 mies. (wyjątkowo do 18 mies. po notyfikacji) stosuje się rozszerzony katalog warunków zatrudnienia państwa przyjmującego.
Następnie należy dokonać zgłoszenia poprzez Meldestelle, podając precyzyjne dane pod rygorem kary do 500 000,00 EUR za poważne naruszenia, zgodnie z § 23 AEntG – jak wskazano praktyczne widełki bywają znacznie niższe, a 500 000,00 EUR dotyczy najcięższych naruszeń. Dokumentacja powinna być zdigitalizowana, z tłumaczeniami przysięgłymi na język niemiecki, ułatwiając dostęp podczas inspekcji. Na koniec, warto przeprowadzać regularne audyty (wewnętrzne lub zewnętrzne) identyfikujące wszystkie luki oraz nieprawidłowości. Integracja systemów HR z narzędziami ewidencyjnymi redukuje błędy, a check-lista przygotowawcza może obejmować: weryfikację A1 (pracownicy i samozatrudnieni), potwierdzenie meldunku (§ 18 AEntG), ewidencje z § 17 MiLoG/MiLoDokV, listy płac, czy miejsce przechowywania dokumentacji na terenie Niemiec (§ 19 ust. 2 AEntG).
Checklista dokumentów na kontrolę Zoll (do pobrania PDF)
– zaświadczenie A1
– zgłoszenie § 18 AEntG
– listy płac
– ewidencje § 19 AEntG/MiLoDokV
– umowy o pracę/aneksy delegacyjne
– miejsce przechowywania dokumentów w Niemczech
– dane osoby odpowiedzialnej w DE wraz z danymi kontaktowymi
Ryzyka interpretacyjne i obszary sporne w kontroli Zoll – Scheinselbständigkeit
Kluczowym ryzykiem jest uznanie umowy B2B za fikcyjne samozatrudnienie (Scheinselbständigkeit), gdzie Zoll weryfikuje niezależność według § 7 SGB IV, np. przy zależności ekonomicznej lub braku własnych narzędzi. To prowadzi do naliczenia zaległych składek (ustalanych przez Deutsche Rentenversicherung) oraz – w razie naruszeń obowiązków z AEntG/MiLoG (np. meldunku, dokumentów, stawek) do nałożenia sankcji administracyjnych (odpowiednio § 23 AEntG lub § 21 MiLoG; górne pułapy sięgają 500 000,00 EUR przy najcięższych naruszeniach). Inne ryzyko to stwierdzenie występowania Arbeitnehmerüberlassung (użyczenie pracowników), uregulowanego na terenie Niemiec przez AÜG. Wysokość kar zależy od rodzaju naruszenia: brak wymaganego zezwolenia co do zasady podlega karze do 30 000,00 EUR, natomiast inne cięższe naruszenia (w tym naruszenia zasad równego traktowania i wynagradzania) mogą sięgać nawet do 500 000,00 EUR przy ciężkich i wielokrotnych naruszeniach. Zgodnie z AÜG, skutki nieważności określają w szczególności §§ 9 i nast. AÜG.
Brak współpracy z inspektorami może prowadzić do nałożenia dodatkowych sankcji administracyjnych, a w skrajnych przypadkach nawet do wpisu przedsiębiorcy do rejestru naruszeń lub ograniczenia możliwości świadczenia usług w Niemczech, co negatywnie wpływa na reputację i udział w przetargach publicznych.
W 2025 r. szczególną uwagę podczas kontroli w sektorze budowlanym zwraca się na dowody potwierdzające brak wyłączności i rzeczywistą niezależność podwykonawców, co ogranicza ryzyko uznania występowania fikcyjnego samozatrudnienia.
Wskazane jest wcześniejsze skonsultowanie modelu współpracy z prawnikiem transgranicznym, aby uniknąć sporów interpretacyjnych – zwłaszcza w świetle aktualnej linii orzeczniczej Federalnego Sądu Pracy (Bundesarbeitsgericht), w tym wyroku z dnia 04.12.2024 r. (sygn. akt 5 AZR 272/23), który potwierdził możliwość dochodzenia zwrotu świadczeń w przypadku stwierdzenia występowania fikcyjnego samozatrudnienia.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dot. przygotowania do kontroli Zoll w delegowaniu pracowników do Niemiec
Co jeśli kontrola Zoll ujawni braki w ewidencji czasu pracy?
Zgodnie z § 17 MiLoG i MiLoDokV, braki w ewidencji czasu pracy podlegają sankcjom z § 21 MiLoG (co do zasady do 30 000,00 EUR za uchybienia ewidencyjne), a w przypadku naruszeń obowiązków wynikających z AEntG (np. meldunku z § 18 lub dokumentów z § 19) – sankcjom z § 23 AEntG. Organ może zobowiązać do niezwłocznego uzupełnienia dokumentacji, a w praktyce świadczona praca może zostać przerwana do czasu usunięcia stwierdzonych podczas kontroli uchybień. Ewentualne odwołanie (Einspruch od Bußgeldbescheid) składa się w terminie 2 tygodni od dnia doręczenia decyzji do organu, który ją wydał (§ 67 OWiG). Złożenie odwołania uruchamia tzw. Zwischenverfahren na podstawie § 69 OWiG. Co do zasady wydana decyzja nie staje się prawomocna do czasu jego zakończenia. Warto od razu uzupełnić braki i przedstawić dowody – w praktyce wpływa to na wymiar kary.
Co jeśli pracownik delegowany nie posiada ważnego ubezpieczenia społecznego?
Brak zaświadczenia A1 może skutkować przyjęciem podlegania niemieckiemu systemowi i naliczeniem zaległych składek przez Deutsche Rentenversicherung. W wielu przypadkach w określonych przypadkach ZUS może wydać zaświadczenie A1 potwierdzające podleganie ustawodawstwu polskiemu za okres przeszły, jeżeli spełnione są materialne przesłanki z art. 12 rozporządzenia (WE) nr 883/2004.
Co jeśli inspekcja zakwestionuje wysokość wynagrodzenia?
Naruszenie minimalnej stawki 12,82 EUR może prowadzić do nałożenia kar finansowych – co do zasady na podstawie § 21 MiLoG, a w sektorach objętych AEntG (gdy właściwe są branżowe stawki z układów uznanych za powszechnie obowiązujące) – na podstawie § 23 AEntG. Dodatkowo zachodzi konieczność wyrównania wynagrodzenia do wysokości obowiązującej stawki. Argumentacja odnosząca się do błędu obliczeniowego, poparta potwierdzeniami bankowymi, w nieznacznym stopniu może pomóc zminimalizować odpowiedzialność.
Co jeśli kontrola obejmie obywateli państw trzecich?
Brak wymaganej wizy Vander Elst lub brak zezwolenia na pracę i pobyt w Niemczech mogą skutkować nałożeniem na pracodawcę kar pieniężnych do 500 000,00 EUR na podstawie § 404 SGB III. Dodatkowo możliwe jest zastosowanie w skrajnych przypadkach innych środków jak wydalenie lub zakaz wjazdu na określony czas.
Co jeśli relacja B2B zostanie zakwalifikowana jako fikcyjne samozatrudnienie?
W przypadku stwierdzenia występowania fikcyjnego samozatrudnienia (Scheinselbständigkeit) Deutsche Rentenversicherung (DRV) dochodzi zaległych składek (pełen „Gesamtsozialversicherungsbeitrag” – tj. składki emerytalne, chorobowe, pielęgnacyjne, bezrobocie) wraz z należnymi odsetkami oraz karą finansową. Zoll (tj. FKS – Finanzkontrolle Schwarzarbeit) prowadzi postępowanie o wykroczenie (OWi) i wydaje tzw. Bußgeldbescheid.
Jakie są konsekwencje braku zgłoszenia delegowania do Meldestelle?
Brak meldunku stanowi wykroczenie według § 23 AEntG, karane grzywną od kilku tysięcy do teoretycznie 500 000,00 EUR w zależności od naruszenia, z możliwością wstrzymania wykonywanych prac. Zoll może nałożyć dodatkowe sankcje za recydywę – w takich przypadkach wysokość grzywny znacząco wzrasta.
Czy płaca minimalna MiLoG obejmuje diety i zakwaterowanie?
Stawka 12,82 EUR jest niezależna od diet. Zakwaterowanie nie wlicza się do minimalnego wynagrodzenia, o ile nie jest fikcyjnym benefitem. Składniki płacowe zaliczane do wynagrodzenia w rozumieniu AEntG/MiLoG mają własne reguły (terminowość, wliczalność dodatków) – w branżach regulowanych przez AVE-Tarifvertrag bywa odmiennie. Diety (Verpflegungsmehraufwand) oraz zakwaterowanie (Unterkunftskosten) stanowią świadczenia rzeczowe i nie wliczają się do wynagrodzenia zgodnie z orzecznictwem BAG z 04.05.2022, 5 AZR 451/21. Kontrola weryfikuje to poprzez listy płac.
W przypadku zainteresowania kwestiami płacy minimalnej zapraszamy na stronę dot. umów zlecenia w kontekście niemieckiej płacy minimalnej.
Jak długo przechowywać dokumentację po zakończeniu delegowania?
Zgodnie z § 17 MiLoG i MiLoDokV, ewidencja czasu pracy musi być prowadzona i dostępna w Niemczech w okresie świadczenia pracy, a następnie przechowywana co najmniej 2 lata (z zapewnieniem dostępu właściwym organom zgodnie z § 19 ust. 2 AEntG / MiLoDokV).
Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dot. A1 dla samozatrudnionych
Czy kontrola Zoll może dotyczyć firm z umowami B2B?
Tak – kontrole obejmują również firmy z wykonawcami świadczącymi usługi na umowach B2B. Jeśli zawarta umowa B2B zostanie uznana za fikcyjne samozatrudnienie według § 7 SGB IV, stosuje się pełne wymogi AEntG.
Jak przygotować pracowników do wywiadów podczas inspekcji Zoll?
Pracownicy powinni znać warunki delegowania oraz posiadać kopie oraz tłumaczenia dokumentów związanych z ich zatrudnieniem i oddelegowaniem.
Jakie ryzyka niesie brak danych kontaktowych w Niemczech?
Brak komplikuje współpracę, prowadząc do dodatkowych kar za ewentualne opóźnienia. W praktyce konieczne jest wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji w Niemczech oraz danych kontaktowych do osoby upoważnionej (tj. reprezentującej pracodawcę).
Jak długo trzymać ewidencję i gdzie?
Co najmniej 2 lata, w Niemczech.
Podsumowanie
Podsumowując – przygotowanie do kontroli Zoll wymaga ścisłego przestrzegania AEntG i MiLoG, z naciskiem na dokumentację jak A1 (również dla samozatrudnionych), ewidencję czasu pracy i listy płac przy minimalnym wynagrodzeniu odpowiadającym 12,82 EUR/godz. Bardzo ważne jest, żeby zawarta umowa B2B nie stanowiła w rzeczywistości fikcyjnego samozatrudnienia – wiąże się to bowiem z szeregiem dolegliwości oraz obowiązków finansowych.
W przypadku jakichkolwiek pytań w sprawach związanych z delegowaniem pracowników do Niemiec, kontrolami Zollamtu lub fikcyjnym samozatrudnieniem na ternie Niemiec zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.