Czas pandemii wpłynął w istotny sposób na funkcjonowanie spółek. Wprowadzone z powodu koronawirusa obostrzenia w wielu aspektach utrudniły prowadzenie działalności. Jednym z głównych utrudnień była kwestia związana ze zdalnymi zgromadzeniami wspólników.
Ustawodawca wprowadził z tego powodu szereg zmian, z którymi warto się zapoznać będąc wspólnikiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zdalne zgromadzenie przed pandemią COVID-19
Przed pandemią koronawirsa CARS-CoV-2 przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczały możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Obowiązujący w tym zakresie przepis miał następującą treść:
- 1. Umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności: => transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym; => dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników; => wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
- 2. W przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Zatem zgodnie z brzmieniem ww. przepisu tj. art. 2341 § 1 kodeksu spółek handlowych zastosowanie środków komunikacji elektronicznej dla wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników możliwe było tylko wówczas, gdy umowa spółki tak stanowiła. Zatem brak odpowiedniego zapisu w umowie spółki oznaczał brak możliwości odbycia zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, bądź konieczność zmiany umowy spółki w tym zakresie.
Zmiana przepisów dot. zgromadzenia wspólników
Nagłe i gwałtowne rozprzestrzenienie się wirusa SARS CoV-2 oraz związane z tym skutki w sferze prawnej (tj. zakazy i ograniczenia w przemieszczaniu) utrudniły, a niejednokrotnie wręcz sparaliżowały funkcjonowanie zgromadzeń wspólników. Z tego powodu ustawodawca uchwalając „ustawę antycovidową” dokonał nowelizacji wspomnianego art. 2341 § 1 kodeksu spółek handlowych poprzez generalne zastrzeżenie dopuszczalności wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystania środków komunikacji elektronicznej podejmowania decyzji na odległość.
Znowelizowany przepis posiada obecnie następujące brzmienie:
- 1. Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
- 2. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności: => dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
- 3. Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Przed nowelizacją art. 2341 § 1 k.s.h. zezwalał na zastosowanie środków komunikacji elektronicznej dla wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników tylko wówczas, gdy umowa spółki tak stanowiła. Po nowelizacji ww. przepisu udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest dopuszczalny bez istnienia jakichkolwiek zapisów w umowie spółki (chyba że umowa wprost zakazuje takiej formy odbycia zgromadzenia).
Zaznaczyć należy także, iż w znowelizowanym przepisie dodano także jedno ograniczenie – o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia osoba zwołująca to zgromadzenie. Pamiętać trzeba, że decyzja dot. umożliwienia udziału w zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz sposobów tego udziału powinna mieć na względzie interes spółki, a także uprawnienia korporacyjne wspólników spółki.
Neutralność technologiczna zgromadzenia wspólników
Przepis art. 2341 § 1 k.s.h. nie określa przy wykorzystaniu jakich środków komunikacji elektronicznej powinno odbywać się zgromadzenie wspólników. Cytowany wyżej przepis określa dopuszczalne środki komunikacji elektronicznej w sposób przykładowy, na co wskazuje bezpośrednio zwrot „w szczególności”. Jako przykład ustawodawca wskazał:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Regulamin walnego zgromadzenia
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami zachodzi obowiązek uchwalenia regulaminu udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin zgromadzenia powinien koncentrować się na technicznych kwestiach związanych z wykorzystywaniem ww. środków komunikacji. Pamiętać należy również, iż zgodnie z art. 2341 § 3 k.s.h. regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Zgodne z art. 2341 § 3 k.s.h. regulamin uchwala rada nadzorcza, a w przypadku jej braku wspólnicy. Samo przyjęcie regulaminu następuje w drodze uchwały.
Zawiadomienie o zdalnym zgromadzeniu
Zarząd spółki zwołuje zgromadzenie wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie spółek handlowych. Może to się odbywać np. za pośrednictwem zaproszeń wysłanych w wiadomościach e-mail na adresy, które wspólnicy podali wcześniej w celu umożliwienia kontaktowania się z nimi.
Każde zaproszenie przesłane do wspólników zgodnie z art. 238 k.s.h. powinno dodatkowo określać sposób w jaki wspólnik może uczestniczyć w zgromadzeniu za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, jak zabierać i wykonywać na nim prawa głosu oraz wnieść sprzeciw od podjętej uchwały bądź uchwał.
Tajność głosowania
Przepisy dot. udziału w zdalnym zgromadzeniu wspólników sp. z o. o. nie regulują kwestii związanych z tajnością głosowania. Oznacza to, iż nie zostaje uchylony ustawowy wymóg tajności wynikający z art. 247 § 2 zd. 1 i art. 420 § 2 zd. 1 k.s.h., jak również prawo żądania przeprowadzenia tajnego głosowania zgodnie z art. 247 § 2 zd. 2 i art. 420 § 2 zd. 2 k.s.h. W związku z powyższym spółka z o. o. powinna zapewnić wspólnikom biorącym udział w głosowaniu środki techniczne umożliwiające zachowanie tajności głosowania.
Identyfikacja wspólników
Ważną kwestią przy zdalnym przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników jest weryfikacja osób oddających głos (tj. głosujących – czy to wspólników, czy też ich pełnomocników) oraz ochrona przed potencjalną ingerencją osób nieuprawnionych. Taka osoba powinna ujawnić swoją tożsamość, która powinna zostać uwierzytelniona. Przepisy nie narzucają żadnych wymogów w tym zakresie – do najczęściej stosowanych środków uwierzytelniających tożsamość jest np. dwupoziomowy system zabezpieczeń dostępu do konta, szyfrowanie przesyłu danych 128-bitowym kluczem lub nawiązywanie transmisji bez pośrednictwa zewnętrznych serwerów (architektura P2P – peer to peer).
Problemy związane ze zdalnym zgromadzeniem
Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników w trybie zdalnym może się wiązać się z kilkoma potencjalnymi problemami, które warto zawczasu wziąć pod uwagę.
Dostęp do internetu
Warto pamiętać, żeby w regulaminie określającym zasady przeprowadzania zdalnego zgromadzenia znalazły się zapisy zabezpieczające interes spółki w zakresie odpowiedzialności za ewentualny brak dostępu wspólnika lub niedziałania sieci internet.
Identyfikacja wspólnika
Wspomnianym już problemem mogącym powstać jest identyfikacja osoby oddającej głos podczas zgromadzenia. Przyjęty regulamin powinien zapewniać takie rozwiązania technologiczne, które pozwalają na przeprowadzenie wiarygodnego głosowania.
W przypadku jakichkolwiek pytań w kwestiach związanych z problematyką zdalnego zgromadzenia wspólników zapraszamy do kontaktu pod adresem e-mail kontakt@kancelaria-pozniak.pl lub pod numerem telefonu +48 665 246 969.
